Logo Historisch Centrum Leeuwarden

leeuwarden artikel link leeuwarden artikel link
 
Uw zoekacties: Grietenij c.q. gemeente Idaarderadeel, 1816-1921

3003 Grietenij c.q. gemeente Idaarderadeel, 1816-1921

Uitleg bij archieftoegang

Een archieftoegang geeft uitgebreide informatie over een bepaald archief.

Een archieftoegang bestaat over het algemeen uit de navolgende onderdelen:

• Kenmerken van het archief
• Inleiding op het archief
• Inventaris of plaatsingslijst
• Eventueel bijlagen

De kenmerken van het archief zijn o.m. de omvang, vindplaats, beschikbaarheid, openbaarheid en andere.

De inleiding op het archief bevat interessante informatie over de geschiedenis van het archief, achtergronden van de archiefvormer en kan ook aanwijzingen voor het gebruik bevatten.

De inventaris of plaatsingslijst is een hiërarchisch opgebouwd overzicht van beschreven archiefstukken. De beschrijvingen zijn formeel en globaal. Het lezen en begrijpen van een inventaris behoeft enige oefening en ervaring.

Bij het zoeken in de inventaris wordt de hiërarchie gevolgd. De rubrieken in de inventaris maken deel uit van de beschrijving op een lager niveau. Komt de zoekterm in een hoger niveau voor, dan voldoen onderliggende niveaus ook aan de zoekvraag.

beacon
 
 
Inventaris
I. Inleiding
3. Gemeentelijke archieven
3.1. Het archief van de grietenij c.q. gemeente Idaarderadeel - 1816-1921
3003 Grietenij c.q. gemeente Idaarderadeel, 1816-1921
I. Inleiding
3. Gemeentelijke archieven
3.1.
Het archief van de grietenij c.q. gemeente Idaarderadeel - 1816-1921
Nadat met ingang van 1 oktober 1816 de grietenij Idaarderadeel was hersteld, keerde Hendrik Cannegieter terug als secretaris. Gezien het feit dat hij ook publiek notaris te Grouw was, verbaast het niet dat de registratie van documenten in de nieuwe grietenij vanaf het begin nauwkeurig werd uitgevoerd. Cannegieter introduceerde in 1818 een agendastelsel, zoals dat in die tijd bij vrijwel alle gemeenten gebruikelijk was. De ingekomen stukken werden ingeschreven in chronologische dagregisters en na afdoening werden de brieven in diezelfde chronologische volgorde opgeborgen. Verzonden brieven werden afgeschreven in kopieboeken. Dat afschrijven gebeurde eveneens met de besluiten van de grietenijraad en het college van Grietman en Assessoren, waarvoor afzonderlijke resolutieboeken in gebruik werden genomen.
Zeker toen er steeds grotere aantallen stukken werden ingeschreven, bleken de chronologische agenda’s voor het terugvinden van ingekomen en verzonden brieven niet bijzonder geschikt te zijn. Systematische indices, waarin de correspondenties werden onderverdeeld naar de onderwerpen waarop zij betrekking hadden, boden uitkomst. In Idaarderadeel werden deze registers in 1841 door de grietenijsecretaris Jan van der Veen geïntroduceerd. “Met het jaar 1841 zijn er registers aangelegd tot registratie van alle inkomende en uitgaande stukken, welke steeds naar eisch worden bijgehouden en als zeer doelmatig mogen worden beschouwd, tot het opsporen van bestaande documenten. Bedoelde registers worden steeds vervolgd, in nieuw aangelegde boeken. Eene nadere opgave schijnt daaromtrent minder noodig te wezen, daar de tijdstippen waarop de ruimte voor sommige rubrieken gebruikt is, zeer verschillend is. Behoorlijke verwijzingen van de oude naar de nieuwe registers en omgekeerd, wordt steeds nauwkeurig in acht genomen”, zo laat het gemeenteverslag over 1871 weten.

In de indices werden aanvankelijk onder honderdeenendertig alfabetisch gerangschikte rubriekshoofden de ingekomen en uitgaande correspondenties ingeschreven. Klassificatie zal geen eenvoudige opgave zijn geweest, omdat de scheiding van rubrieken in het omvangrijke systeem niet erg consistent was. Frappant is bijvoorbeeld dat er wel een afzonderlijke rubriek voor kerkvoogdijbegrotingen bestond, maar niet voor de kerkvoogdijrekeningen, die eveneens bij het grietenijbestuur moesten worden ingediend. Die stukken werden ingeschreven onder het rubriekshoofd ‘Kerkvoogdij administratiën’.
Blijkbaar voldeed het aanvankelijk gekozen systeem hoe langer hoe minder aan de verwachtingen. Hoewel de registratuur met honderdeenendertig rubrieken lang in gebruik bleef, werd deze vanaf 1883 verruild voor opeenvolgende systemen met een steeds eenvoudiger rubricering. Het in 1883 door gemeentesecretaris Jacob van der Laan ingevoerde alfabetische systeem kende nog maar vierenzestig rubrieken, dat van 1888 nog achtendertig, waaraan er later drie werden toegevoegd als gevolg van de invoering van nieuwe wetgeving. De laatste hoofdenindeling, ingevoerd per 1 januari 1919, had nog slechts dertig rubrieken en bleef in Idaarderadeel tot het afschaffen van het agendastelsel per 1 januari 1922 voor de rangschikking van ingekomen en uitgaande stukken in gebruik.
Nadat hij de systematische indices in 1841 binnen de lopende administratie had geïntroduceerd, ging de grietenijsecretaris Jan van der Veen al snel een stap verder. In datzelfde jaar vervaardigde hij een uitgebreid “Register van ingekomene stukken bij de elkander opgevolgde besturen in de grietenij Idaarderadeel vanaf het jaar 1638 tot en met 1840”, waarin ook de oudere ingekomen stukken van de grietenij naar de onderwerpsrubrieken werden gerangschikt. Het gemeenteverslag van 1851 noemde het register, tien jaar na de vervaardiging, “een zeer uitvoerige en volledige inventaris […] houdende naauwkeurige vermelding van alle de ingekomene stukken bij de elkander opgevolgde besturen dezer gemeente vanaf den jare 1638.”

Met het register had Jan van der Veen zijn ontsluitingswerk nog niet voltooid. Volgens het gemeenteverslag van 1851 maakte hij “van het archief, hetwelk niet onbelangrijk kan genoemd worden en in de volledigste orde is, […] in de jaren 1845 en 1846 eene zeer naauwkeurige en uitvoerige inventaris.” Lang zou Van der Veen na de voltooiing daarvan niet meer in Idaarderadeel blijven. Hij nam in de zomer van 1848 ontslag om zich volledig te kunnen wijden aan zijn advocatenpraktijk en aan het leiderschap van de Friese liberale partij.
Hoewel de systematische indices steeds precies werden bijgehouden, werden er na het vertrek van Jan van der Veen decennialang geen pogingen gedaan om het archief verder te ontsluiten. Gemeentesecretaris Simon Mossel hervatte dit werk door kort voor zijn vertrek in 1883 een uitvoerige index op de besluiten van de gemeenteraad en het college van Burgemeester en Wethouders over het tijdvak 1851-1877 samen te stellen. Voor de latere jaren volstond hij met een korte aantekening van het onderwerp in de marges van de notulenboeken. Bij de rubricering maakte Mossel nog altijd gebruik van dezelfde honderdeenendertig alfabetisch gerangschikte rubriekshoofden die vanaf 1841 ook op de ingekomen en verzonden stukken werden toegepast.

Mossel’s opvolger Jacob van der Laan voltooide in de korte periode van zijn secretarisschap een inventaris op het oud-archief, die hij in 1884 liet drukken bij Van der Zwaag in Harlingen. Net als bij de eerdere inventarisatie door Jan van der Veen in 1846, werden de rubrieken in de inventaris niet gevormd door de onderwerpen waarop de archivalia betrekking hadden, maar door de fysieke vindplaatsen in het gemeentehuis. Zo lezen we dat de “Gemeenterekeningen vanaf 1813 tot en met 1839” terug te vinden zijn op de “Kadasterkamer, 1e kast, eerste plank, aan het venster (oostkant)”. Vrijwel zeker was de verhuizing naar het nieuwe gemeentehuis aan de Raadhuisstraat voor Van der Laan de aanleiding om de bestaande archiefinventaris te herzien en te voorzien van de nieuwe vindplaatsen.
Een volgende herinventarisatie van het archief liet bijna zestig jaar op zich wachten en viel eveneens samen met de verhuizing naar een nieuw gemeentehuis. In 1941 begon Maria Petrus van Buijtenen, wetenschappelijk archiefambtenaar van de Inspectie der gemeente-, waterschaps- en veenpolderarchieven te Leeuwarden, aan de beschrijving van de archieven van Idaarderadeel tot en met 1921. In datzelfde jaar bracht hij een gedrukte inventaris uit van het archief van de stad Hindeloopen. Hij handelde in opdracht van de Rijksarchivaris, dr. Alexander Lodewijk Heerma van Voss, die van zowel een stads- als een grietenijarchief een modelinventaris wilde “waarnaar soortgelijke archieven in den vervolge zonder al te veel tijd en moeite zouden kunnen worden bewerkt.”

Van Buijtenen verrichte zijn werkzaamheden grotendeels in Leeuwarden, waar het gemeentebestuur in augustus 1941 drie grote kisten met oud-archief aan de Kanselarij liet afleveren. De gemeentesecretaris Bosma kreeg daarover al snel een schrobbering, want de inspectie liet weten dat de “verpakking in niet gesloten kisten allerminst in overeenstemming [is] met de waarde der stukken.”
Van Buijtenen begon voortvarend aan de inventarisatie en kon voortborduren op het werk dat in Grouw al door de secretarieambtenaar Sjoerd Andringa was verricht. Die vertrok in 1942 als onderwijzer naar Steenwijk, maar diende de inspectie nog wel van advies. “Doordat de heer Andringa met veel ambitie zijn werk heeft verricht en vrij nauwkeurig weet welke stukken zich in het hier aanwezige archief bevinden, lijkt het mij niet onwaarschijnlijk dat hij U daaromtrent nog mededeelingen zou kunnen doen welke voor de ordening van waarde zijn”, zo lieten Burgemeester en Wethouders aan Van Buijtenen weten.

De bezettingstoestand speelde de inventarisator echter danig parten. De grote partijen archiefdozen die eind 1941 en begin 1942 bij het Centraal Inkoop Bureau werden besteld bleken door de papierschaarste niet tijdig leverbaar. Nadat Van Buijtenen zijn inventarisatie goeddeels had afgerond dreigde zijn oproeping voor de Arbeitseinsatz. In 1944 besloot hij onder te duiken, waardoor de publicatie van de inventaris van het archief van Idaarderadeel op losse schroeven kwam te staan. Pas in 1948, hetzelfde jaar waarin Van Buijtenen tot Rijksarchivaris in de provincie Friesland werd benoemd, rolde het boekje van de persen.
Hoe goed het systeem met de inventarissen en de systematische indices ook functioneerde, toch bleef het opzoeken van stukken in de negentiende eeuw een arbeidsintensieve bezigheid. Vooral als zaken zich over meerdere jaren hadden afgespeeld was het bijeenzoeken van alle ingekomen en verzonden brieven, raads- en collegebesluiten door de chronologische wijze van opberging geen sinecure.

De groei van de aantallen ingekomen en uitgaande stukken maakte een efficiënte informatiehuishouding binnen het agendastelsel steeds moeilijker realiseerbaar. In de tweede helft van de negentiende eeuw nam het aantal gemeentelijke taken – en daarmee het aantal gemeentelijke bescheiden – door nieuwe wetgeving als de Onderwijswet (1857), de Hinderwet (1875) en de Drankwet (1881) sterk toe. In het bijzonder de Hinderwetbescheiden waren een voorbode van de veranderingen die de archiefordening aan het begin van de twintigste eeuw zou ondergaan. Het was een van de eerste vergunningtypen waarbij de procedure van aanvraag tot vergunningverlening tamelijk uitvoerig was. Bij het proces waren doorgaans meerdere gemeentelijke functionarissen of organen betrokken en er bestond voor omwonenden voor het eerst een formele mogelijkheid tot bezwaar. In het beste geval duurde het enkele weken voordat de aangevraagde vergunning daadwerkelijk kon worden verleend.
Mede omdat de bescheiden zaaksgewijs ter inzage moesten worden gelegd, kwamen de registraturen er al snel achter dat het zaaksgewijs bijeen houden van de Hinderwetbescheiden in de praktijk efficiënter was dan de chronologische opberging van de stukken in de daarvoor bestemde series. Het bijeen zoeken van de relevante stukken uit die series was een tijdrovende bezigheid, die meer en meer als een last werd ervaren. J. Lakeman, geestelijk vader van het Praktijkstelsel, drukte dat in 1919 in een toelichting op de door hemzelf ontworpen registratuur helder uit: “Uit mijn praktijk weet ik, dat voor één zaak, loopende van 1879 tot 1905, veertien dagen nodig waren om een goed geordend dossier van het geheel te krijgen en men werd begraven onder de notulenboeken, copieboeken en indicateurs.”

De werkwijze in Idaarderadeel werd al snel om van de Hinderwetbescheiden ‘proto-dossiers’ te vormen, die eerst na verlening van de vergunning onder één nummer in de serie ingekomen stukken werden opgenomen. Ook bij andere complexe zaken werd deze werkwijze gevolgd. De uitvoerige correspondenties betreffende het geschil met Wiebe van der Leest over de herbouw van zijn in 1885 en 1887 tot tweemaal toe afgebrande pelmolen “De Hoop” op Het Groen te Grouw werden uit de series ingekomen en verzonden stukken gehaald en tot een dossier samengevoegd. Hetzelfde gebeurde vanaf 1901 met bouwaanvragen, die als een samenstel van aanvraagformulier, tekeningen, advies en vergunning in de serie ingekomen stukken werden opgeborgen.
De afwijkingen van het agendastelsel waren een voorbode van verandering. In zijn analyse van de negentiende-eeuwse overheidsregistraturen beschrijft Henny van Schie treffend het proces van geleidelijk verval: “[…] het [serie]stelsel [gaat] verloederen. Er ontstaan bundels en dossiers die buiten de eigenlijke chronologische serie gehouden worden. Veelal worden deze bundels niet geregistreerd, waardoor ze uit het zicht raken of zelfs geheel verloren gaan. Een grote hoeveelheid van deze ‘praktijkdossiers’ binnen een archief is een aanwijzing dat het stelsel niet meer voldoet aan de informatiebehoefte van de organisatie. Verandering is dan noodzakelijk, hoewel men in de praktijk vaak nog jaren voortgemodderd heeft, alvorens de registratuur en het archief te saneren.” Ook in Idaarderadeel was dat het geval. Terwijl de eerste praktijkdossiers al in het laatste kwart van de negentiende eeuw in het archief kunnen worden aangetroffen, duurde het nog tot 1922 voor er een nieuwe archiveringsmethodiek op de secretarie werd geïntroduceerd.

Kenmerken

Auteur:
A. Tuinhout
Soort toegang:
inventaris
Beschrijving:
Inventaris van het archief van de grietenij c.q. gemeente Idaarderadeel
Omvang:
75,6 m1
Citeerinstructie:
Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste eenmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met verkorte aanhaling.
VOLLEDIG:
Historisch Centrum Leeuwarden. Toegang 3003 Grietenij c.q. gemeente Idaarderadeel, 1816-1921
VERKORT:
NL-LwnHCL 3003