Logo Historisch Centrum Leeuwarden

leeuwarden artikel link leeuwarden artikel link
 
Uw zoekacties: Gemeente Idaarderadeel, 1922-1942

3004 Gemeente Idaarderadeel, 1922-1942

Uitleg bij archieftoegang

Een archieftoegang geeft uitgebreide informatie over een bepaald archief.

Een archieftoegang bestaat over het algemeen uit de navolgende onderdelen:

• Kenmerken van het archief
• Inleiding op het archief
• Inventaris of plaatsingslijst
• Eventueel bijlagen

De kenmerken van het archief zijn o.m. de omvang, vindplaats, beschikbaarheid, openbaarheid en andere.

De inleiding op het archief bevat interessante informatie over de geschiedenis van het archief, achtergronden van de archiefvormer en kan ook aanwijzingen voor het gebruik bevatten.

De inventaris of plaatsingslijst is een hiërarchisch opgebouwd overzicht van beschreven archiefstukken. De beschrijvingen zijn formeel en globaal. Het lezen en begrijpen van een inventaris behoeft enige oefening en ervaring.

Bij het zoeken in de inventaris wordt de hiërarchie gevolgd. De rubrieken in de inventaris maken deel uit van de beschrijving op een lager niveau. Komt de zoekterm in een hoger niveau voor, dan voldoen onderliggende niveaus ook aan de zoekvraag.

beacon
 
 
Inventaris
I. Inleiding
3. Gemeentelijke archieven
3.1. Het archief van de gemeente Idaarderadeel - 1922-1942
3004 Gemeente Idaarderadeel, 1922-1942
I. Inleiding
3. Gemeentelijke archieven
3.1.
Het archief van de gemeente Idaarderadeel - 1922-1942
De aanzwellende stroom stukken in en net na de Eerste Wereldoorlog zal de noodzaak tot vernieuwing steeds duidelijker hebben gemaakt. Het verwerken van grote hoeveelheden correspondenties over dienstplichtzaken, buitenlandse vluchtelingen, voedsel- en brandstoffendistributie bleek in het agendastelsel weinig praktisch.

Rond 1920 was er voor Idaarderadeel legio keuze aan registratuurstelsels. De beide zuidelijke buurgemeenten werkten volgens eigen ontwerpen van de gemeentesecretarissen De Zee en Groenveld, maar de markt kende ook meer wijdverbreide stelsels als die van Zaalberg, Gouverneur, Lakeman en Van der Flier. In Idaarderadeel viel de keuze op het laatste, het zogenaamde Bloemendaalse Stelsel, dat per 1 januari 1922 werd ingevoerd. Net als De Zee en Zaalberg gebruikte ook Van der Flier een decimaal stelsel voor de ordening van de archiefbescheiden. Het systeem kende zesenveertig hoofdrubrieken, die afzonderlijk in maximaal tien gelijkwaardige subrubrieken onderverdeeld konden worden. Van der Flier erkende dat zijn systeem daardoor enigszins beperkt was in uitbreidingsmogelijkheden: “Het registratuurplan is decimaal ingericht. Dit heeft het voordeel dat steeds verder gaande onderverdeelingen ingevoegd kunnen worden, zonder de systematische ordening der onderwerpen te verbreken, doch het nadeel dat slechts tien onderverdeelingen van een onderwerp gemaakt kunnen worden. Heeft men daaraan niet genoeg, dan is het vastloopen alleen te voorkomen door het maken van kunstmatige groepeeringen, welke voor een behoorlijk overzicht niet noodig zijn, ja daaraan vaak in den weg staan, of door het aanbrengen van bis-nummers.”
Voor een kleinere gemeente als Idaarderadeel was het Bloemendaalse Stelsel doorgaans voldoende toegerust. Zoals bij meer gemeenten gebeurde, werd ook op de secretarie van Grouw de rubricering van het oorspronkelijke systeem hier en daar aangepast aan plaatselijke bijzonderheden. Bij die aanpassingen lijkt het decimale karakter van Van der Flier’s registratuur niet altijd even goed te zijn doorgrond. In het bijzonder rubriek 16, “belastingen en heffingen”, kende een aantal ondergeschikte rubrieken, die naar hun inhoud eigenlijk nevengeschikt hadden moeten zijn. Het is niet onwaarschijnlijk dat het secretariepersoneel hier een noodgreep heeft toegepast om de beperkte uitbreidingsmogelijkheden van het Bloemendaalse Stelsel te omzeilen.

De introductie van Van der Flier’s registratuur betekende het definitieve afscheid van het seriestelsel dat aan het begin van de negentiende eeuw in gebruik was genomen. Weliswaar bleven de afzonderlijke series akten en notulen bestaan, maar de ingekomen en uitgaande stukken, interne rapporten en besluiten werden vanaf 1922 alle in het dossierstelsel bijeengebracht, exact zoals het Van der Flier ook voor ogen had gestaan: “In de dossiers worden zoowel de ingekomen, als de minuten der uitgegane stukken bijeenverzameld, zoomede besluiten van den Raad en van Burgemeester en Wethouders, prae-adviezen, voordrachten, bekendmakingen, enz.”
Het Bloemendaalse Stelsel liet, net zoals later de Basis Archiefcode, ruimte voor het toepassen van een zaaksgewijze of een rubrieksgewijze registratuurordening of een combinatie van beide: “Er zijn twee soorten van dossiers, n.l. afzonderlijke en doorloopende. Deze laatste worden ook wel verzameldossiers genoemd. Om een afzonderlijk dossier te vormen legt men de stukken op eenzelfde zaak betrekking hebbende in een dossiermap. Voorbeelden hiervan zijn dossiers betreffende het bouwen van een school, oprichting van een gasfabriek, verleening van een tramconcessie, enz. In de doorloopende dossiers worden de stukken bijeengevoegd van de zaken éénzelfde onderwerp van het registratuurplan betreffende”, aldus Van der Flier. Anders gezegd: bij de ‘afzonderlijke dossiers’ ging het om een zaaksgewijze ordening, bij de ‘doorloopende dossiers’ om een rubrieksgewijze (de term ‘dossier’, tegenwoordig onlosmakelijk met het begrip zaak verbonden, wordt hier door Van der Flier eigenlijk onjuist gebruikt).

In Idaarderadeel werden vrijwel alleen ‘doorlopende dossiers’ gevormd. De secretarie van Grouw was nogal behoudend in de uitvoering van het nieuwe registratuurstelsel. Terwijl het Bloemendaalse systeem volop mogelijkheden bood voor een zaaksgewijze ordening, hield Idaarderadeel vast aan een rubrieksgewijze. In het dossierstelsel werden alle ingekomen en uitgaande stukken ingeschreven op agendabladen, die nadat zij waren volgeschreven vóór in de omslagen werden gelegd. De agenda – ook wel rotulus genoemd – kon zo fungeren als inhoudsopgave van de onderwerpsmappen.

Kenmerken

Auteur:
A. Tuinhout
Soort toegang:
inventaris
Beschrijving:
Inventaris van het archief van de gemeente Idaarderadeel
Omvang:
21,6 m1
Citeerinstructie:
Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste eenmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met verkorte aanhaling.
VOLLEDIG:
Historisch Centrum Leeuwarden. Toegang 3004 Gemeente Idaarderadeel, 1922-1942
VERKORT:
NL-LwnHCL 3004