Van het hier beschreven archief van de gemeentesecretarie vanaf 1942 tot en met 1971, werden in 1993 de laatste gedeelten naar het Gemeentearchief overgebracht vanuit verschillende afzonderlijke ruimten uit het stadhuiscomplex aan het Raadhuisplein en omgeving.
Te onderscheiden waren de volgende onderdelen:
a. van de afdeling Interne Zaken het "correspondentiearchief", van de afdeling Ruimtelijke ordening en Volkshuisvesting: series hinderwet-en bouwvergunningen
b. van de afdeling Bevolkingsregister, Burgerlijke stand, Militaire Zaken en Verkiezingen: archivalia betreffende de burgerlijke stand en het bevolkingsregister
c. van de afdeling Financiën en Belastingen: financiële bescheiden.
d. van het gemeentearchief de gemeenteverslagen over de jaren 1942, 1943 en 1958-1971.

Hiernaast was aanwezig op de afdeling Kabinet en Algemene Zaken het zogenaamde Kabinetsarchief, ook wel genoemd het archief van de burgemeester (van Leeuwarden). * 
De onder a t/m e genoemde archief-onderdelen zijn, met in achtneming van het bestemmingsbeginsel, in deze inventaris samengevoegd. In principe vallen de verschillende archiefonderdelen immers onder één archiefvormer, de gemeentesecretaris.

Vanaf 1990 werden voorbereidingen getroffen om de gemeentelijke diensten te verhuizen naar een nieuw te bouwen Stadskantoor aan het Oldehoofsterkerkhof. In 1993 was de verhuizing een feit. Toen is nog veel archiefmateriaal, met name financiële bescheiden, van zolders en uit kelders tevoorschijn gekomen, dat het reeds naar het Gemeentearchief overgebrachte materiaal completeerde.
Wat de &. van deze inventaris betreft vaslt nog het volgende op te merken: Op 1 januari 1942 is de gemeente Leeuwarden overgegaan op de ordening van de zaaksgewijs gevormde dossiers volgens de decimale classificatie van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). *  Om deze reden is hier dan ook de cesuur gelegd. Om een compleet beeld van doorlopende zaken te krijgen, zijn in incidentele gevallen stukken van voor 1942 in het archief blijven zitten en niet teruggebracht naar het archief 1811-1941. Om dezelfde reden zijn stukken soms blijven zitten in het archief 1942-1971. Waarnodig zijn in de inventaris-en gemaakt.
Door de archiefvormers zijn binnen de archiefeenheden eveneens dergelijke-en aangebracht.

Als leidraad voor de indeling van de inventaris werd uiteraard gebruik gemaakt van de eerdergenoemde archiefcode van de V.N.G., daar met name het correspondentiearchief volgens deze indeling was geordend. Ook de overige archiefdelen (b t/m e) zijn, om het structuurbeginsel te eerbiedigen, in deze systematiek geïmplementeerd. Het geïnventariseerde archief had oorspronkelijk een lengte van ongeveer 500 strekkende meter. *  Vóór de overbrenging was al regelmatig uit dit archief vernietigd. Processen-verbaal zijn in het archief van de gemeentearchivaris opgeborgen *  . In 1972 is besloten om afvoer van dossiers naar het semi-statisch archief via blokvorming van tienjarige perioden te laten plaatsvinden. Het secretariearchief (i.c. het "correspondentiearchief" van de afdeling Interne zaken) is daarom per 31 december 1971 afgesloten.
Vanaf 1981 zijn voor de werkzaamheden verbonden aan het semi-statisch archief gespecialiseerde medewerkers benoemd. *