Een archieftoegang geeft uitgebreide informatie over een bepaald archief.
Een archieftoegang bestaat over het algemeen uit de navolgende onderdelen:
• Kenmerken van het archief • Inleiding op het archief • Inventaris of plaatsingslijst • Eventueel bijlagen
De kenmerken van het archief zijn o.m. de omvang, vindplaats, beschikbaarheid, openbaarheid en andere.
De inleiding op het archief bevat interessante informatie over de geschiedenis van het archief, achtergronden van de archiefvormer en kan ook aanwijzingen voor het gebruik bevatten.
De inventaris of plaatsingslijst is een hiërarchisch opgebouwd overzicht van beschreven archiefstukken. De beschrijvingen zijn formeel en globaal. Het lezen en begrijpen van een inventaris behoeft enige oefening en ervaring.
Bij het zoeken in de inventaris wordt de hiërarchie gevolgd. De rubrieken in de inventaris maken deel uit van de beschrijving op een lager niveau. Komt de zoekterm in een hoger niveau voor, dan voldoen onderliggende niveaus ook aan de zoekvraag.
In het najaar 2002 werd aan Loek Nijholt Archiefservice B.V. de opdracht verleend om het secretariearchief 1972-1981 van de gemeente Leeuwarden te selecteren en te inventariseren, zodat het zou kunnen worden overgedragen aan het Historisch Centrum Leeuwarden. Dit archief was al in bewerking door een ander bedrijf, maar is overgenomen en ter bewerking overgeplaatst naar het depot in Schaarsbergen.
In overeenstemming met de opdrachtgever kent deze inventaris de volgende afbakeningen. Daar waar het zwaartepunt of de besluitvorming na het te bewerken blok viel, is gekozen voor overheveling van deze dossiers naar het vorige of naar het volgende blok. Zaken waarover beslist werd binnen het blok maar waarvan de verdere uitwerking na 1980 viel, zijn wel binnen deze verzameling gehouden.Omdat een inventarisatie uitmondend in de Inventaris van het archief van de gemeentesecretarie van Leeuwarden, 1942-1971, reeds eerder heeft plaatsgevonden, zijn stukken die dateren van voor 1972 binnen het te bewerken blok gehouden.
Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste eenmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met verkorte aanhaling. VOLLEDIG: Historisch Centrum Leeuwarden. Toegang 1004 Secretarie van de Gemeente Leeuwarden VERKORT: NL-LwnHCL 1004
Mijn Studiezaal (inloggen)