Een archieftoegang geeft uitgebreide informatie over een bepaald archief.
Een archieftoegang bestaat over het algemeen uit de navolgende onderdelen:
• Kenmerken van het archief • Inleiding op het archief • Inventaris of plaatsingslijst • Eventueel bijlagen
De kenmerken van het archief zijn o.m. de omvang, vindplaats, beschikbaarheid, openbaarheid en andere.
De inleiding op het archief bevat interessante informatie over de geschiedenis van het archief, achtergronden van de archiefvormer en kan ook aanwijzingen voor het gebruik bevatten.
De inventaris of plaatsingslijst is een hiërarchisch opgebouwd overzicht van beschreven archiefstukken. De beschrijvingen zijn formeel en globaal. Het lezen en begrijpen van een inventaris behoeft enige oefening en ervaring.
Bij het zoeken in de inventaris wordt de hiërarchie gevolgd. De rubrieken in de inventaris maken deel uit van de beschrijving op een lager niveau. Komt de zoekterm in een hoger niveau voor, dan voldoen onderliggende niveaus ook aan de zoekvraag.
De fysieke bestanddelen van het archief zijn beschreven en geordend op basis van de formele beschrijvings-en ordeningstechnieken, met als doel de toegankelijkheid van de bescheiden zo optimaal mogelijk te doen zijn. Het correspondentiearchief werd bij de inventarisatie goeddeels in geordende staat aangetroffen. De stukken waren (voornamelijk gehecht door middel van ijzerclips) in dossieromslagen opgeborgen en voorzien van een classificatienummer, een omschrijving en een volgnummer semi-statisch archief. *
Zie ook de toegevoegde concordans en inventarisnummers 10875 A-11263.
In een aantal gevallen is het papier aangetast door oxidatie in verband met het gebruik van ijzerhechtingen en paperclips. In verband met de papierschaarste in en kort na de oorlog is soms gebruik gemaakt van behangpapier * voor het schrijven van conceptbrieven of notities. De archiefonderdelen in hoofdstuk 3 genoemd onder b t/m e zijn zoals aangegeven van verschillende plekken in de organisatie gehaald. Met name het financiële deel bevond zich op meerdere plaatsen, op zolders en in kelders. Na inventarisatie is gebleken dat het essentiële gedeelte van dit archiefonderdeel vrijwel volledig intact is gebleven.
Dit is bijvoorbeeld het geval bij inventarisnummer 15.570.
Het archiefgedeelte 1942-1951 was, in het kader van een opleiding Voortgezette Vorming Archiefbeheer (V.V.A.) al eerder geïnventariseerd door J. Bikkel, medewerker semi-statisch archief van de gemeentesecretarie. Hiertoe was het archief theoretisch in tienjaren-blokken gesplitst. De voorlopige inventaris 1942-1951 is in deze inventaris opgenomen.
Omdat bij de aanvang van de inventarisatie het Historisch Centrum Leeuwarden nog niet de beschikking had over een voor deze doeleinden geschikte applicatie, is destijds gekozen om de inventaris op te maken in een tekstverwerkingsprogramma. Hierbij is, voor de overzichtelijkheid en ter bevordering van de toegankelijkheid van de inventaris, gebruik gemaakt van de tabellenstructuur.
Een aantal dossiers betreffende de stadsuitbreiding, alsmede incidenteel een aantal andere dossiers, van de periode 1931-1941, die in eerste aanleg bij dit archiefblok gevoegd waren, is teruggeplaatst in het archief 1811-1941. * Als criterium voor opname van stukken in dit archiefblok, is het jaar gehanteerd waarin de besluitvorming door de gemeenteraad of het college van burgemeester en wethouders plaatsvond.
De terugplaatsing betreft met name de uitbreidingsplannen 1 t/m 7, oorspronkelijke dossiernummers 5792-5803.
Bij de materiële aanduiding is het volgende systeem aangehouden: 1-5 stukken: stukken 6-20 stukken:. 1 omslag meer dan 20 stukken: pak. Onder "stuk" verstaan we de materiële aanduiding van één enkel stuk papier.
In de inventaris zijn diverse verbeteringen aangebracht, daar de VNG-code niet altijd juist werd toegepast: 1. ten aanzien van de diensten was de splitsing tussen taak en organisatie niet, c.q. niet consequent toegepast, 2. bij het hoofdstuk "Onderwijs" gaf de oorspronkelijk gekozen ordening een onlogische volgorde te zien.
Hiernaast is op een flink aantal plaatsen de alfabetisering aangepast, omdat het alfabet niet altijd consequent was toegepast. Veel van de oorspronkelijk nummers, vooral bij de grotere series (opgenomen in de detailoverzichten), zijn aldus op de juiste plaats ondergebracht. Dit is vooral het geval waar als 2e ordeningskenmerk een straat was genomen. Voorbeeld: "Oude Doelesteeg" stond vaak op "Doelesteeg, Oude". Als vaste indeling is hierbij gebruik gemaakt van de publicatie "Leeuwarder Straatnamen" * , waarin consequent de juiste schrijfwijze en alfabetisering is gebruikt, gebaseerd op het, op dat moment laatst bekende, formele b. en w.-of raadsbesluit.
Dolk, W. Leeuwarder straatnamen, Fryske Akademy, Leeuwarden 1997
Waar hiervoor aanleiding bestond zijn omvangrijke verzameldossiers via inhoudsopgaven nader toegankelijk gemaakt. Van de oorspronkelijke nummering (de dossiernummers) en de uiteindelijke nummering (de inventarisnummers) is een concordans gemaakt, deze concordans is achterin deze inventaris opgenomen. Grote series object-(hinderwet-, bouwvergunningen-, wegen-) en persoonsdossiers zijn onder één verzamelnaam beschreven. Bij grote aantallen (meer dan 100) inventarisnummers zijn de gegevens, ten behoeve van de overzichtelijkheid, op aparte detailoverzichten achterin de inventaris vermeld. In de inventaris is de volgorde van de "takken van dienst" aangehouden, zoals deze destijds door de administratie gevormd is.
De "Luchtbeschermingsdienst" werd door de gemeente als "taak" beschouwd en daarom zijn de betreffende stukken terug te vinden bij onder hoofdstuk 8 Openbare Veiligheid. In de inventaris komen op meerdere plaatsen gelijkluidende stukken voor (bijv. stukken betreffende personeel treft men aan onder de gemeentelijke huishouding, bij de diensten en bij het hoofdstuk "Onderwijs"), deze ordening is gehandhaafd daar het gezichtspunt van de betreffende zaak nadrukkelijk van belang werd geacht.
Per 1 september 1984 is, in het kader van de werkgelegenheidsverruimende maatregel, een tijdelijke kracht aangesteld om de persoonsdossiers te inventariseren.
De volgende werkzaamheden ten aanzien van de persoonsdossiers (PD's) werden verricht:
1. Van alle afgesloten PD's is een overzicht gemaakt. De volgende gegevens zijn hierop vermeld: a. naam met voorletters b. geboortedatum en-plaats c. laatst vervulde functie d. diensttijd e. kolom "opmerkingen" f. kolom "bestemming".
2.Aan de hand van deze lijst is de serie verzameldossiers gesplitst in twee groepen, te weten: a. de dossiers die niet mogen worden vernietigd: burgemeesters, secretarissen, ontvangers, hoofden van gemeentelijke diensten, bedrijven en onderwijsinstellingen, chefs van afdelingen en zeldzame functies (bijv. beiaardier) en personen ten aanzien van wie bijzondere aangelegenheden/maatregelen e.d. hebben gegolden, * b. de overige dossiers die, op verzoek van het A.B.P. tot 75 jaar na geboorte van betrokkenen worden bewaard, zijn of zullen worden vernietigd. *
Zie voor een overzicht van de bewaarde dossiers detailoverzicht 7A (ingevolge Wbp alleen beschikbaar op speciaal verzoek).
Zie voor een overzicht met de namen van betrokkenen voorlopig inventarisnummer 11.478 (alleen beschikbaar op speciaal verzoek).
Voor de inventarisnummers van de bewaarde persoonsdossiers geldt een openbaarheidbeperking van 110 jaar, dit is bij overbrenging van het archief bepaald. Ook geldt een openbaarheidbeperking voor een aantal andere archiefbescheiden. * Dit is gedaan omdat er privacy belangen in het geding kunnen zijn (Wet bescherming persoonsgegevens) of vanwege andere wettelijke voorschriften.
Zie voor een opsomming van deze bescheiden pagina 23.
Indien dit van toepassing is wordt dit in de inventaris door middel van een aangegeven. Er geldt eveneens een beperking op de openbaarheid van de geboorte-, huwelijks-en echtscheiding-en overlijdensregisters. Op grond van artikel 17a van het Burgerlijk Wetboek zijn deze registers respectievelijk 100, 75 en 50 jaar van de openbaarheid uitgesloten. De archivalia met betrekking tot de ambtenaren van de burgerlijke stand zijn uit praktische overwegingen onder hoofdstuk 3 Bevolkingsadministratie opgenomen.
Helaas zijn van verschillende diensten de jaarverslagen en rekeningen niet altijd even zorgvuldig bewaard gebleven, met name van de (na)oorlogse-periode ontbreekt er wat dat betreft het een en ander (zie ook noot 2). Drukwerk (met name enkele honderden stuks briefpapier) van Leeuwarder bedrijven en particulieren, normaal vernietigbaar, is overgedragen aan de Stedelijke Bibliotheek van het Gemeentearchief ter completering van de collectie "Leeuwarder drukwerk". Ook zijn veel foto's (ca. 1000) uit vernietigbare stukken (met name reclamevergunningen) opgenomen in de Topografisch Historische Atlas. Hiernaast zijn nog een aantal affiches opgenomen in de afficheverzameling van de T.H.A.
Een klein deel bestuursbesluiten rechtstreeks raadpleegbaar: zie Overzicht van bestanden op microfiches 3.1.3
Omvang:
300 m
Nadere toegangen:
Op onderdelen nader toegankelijk gemaakt, vooral d.m.v. klappers op persoonsnamen en straatnamen. Zie Overzicht van klappers: K16.14, K47.1, K47.1.1, K47.2, K47.3, K47.3.1
Samenvatting:
Betreft: Secretarie, Ambtenaar Burgerlijke Stand
Citeerinstructie:
Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste eenmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met verkorte aanhaling. VOLLEDIG: Historisch Centrum Leeuwarden. Toegang 1003 Gemeentebestuur van Leeuwarden VERKORT: NL-LwnHCL 1003
Mijn Studiezaal (inloggen)