De archieven van het departement Leeuwarden van de Maatschappij tot Nut van 't Algemeen geven ons een redelijk overzicht van de vele activiteiten welke het sinds zijn oprichting, 30 juli 1792 als departement Heerenveen en Joure heeft ontplooid, De benaming van het departement veranderde 3 augustus 1795 in Friesland wat in 1798 in Leeuwarden werd omgezet. Het is een van de oudste departementen van de Maatschappij, uitgaande van het jaartal 1792 het achttiende.

Deze Maatschappij tot Nut van 't Algemeen, welke is opgericht op 16 november 1784 door Jan Nieuwenhuyzen, Doopsgezind predikant te Monnikendam, onder de naam van het Edamsch genootschap voor Kunsten en Wetenschappen tot Nut van 't Algemeen, had tot doel: "Het volk te verheffen uit de geestelijke armoe waarin het verkeerde en zo naar de beginselen van de Christelijke godsdienst het volksgeluk te bevorderen. "Niet iedereen kon lid worden, al lag dit wel in de bedoeling van de stichters. Het eerste artikel van de in 1786 door het hoofdbestuur ontworpen wet van de Maatschappij luidde: "Elk, van wat rang of godsdienst ook, waar ook wonende en van welken tijd, zal als lid van dit genootschap aangenomen kunnen worden. "Doch dit artikel werd niet onveranderd in de wet opgenomen. Artikel l van de wet van 1788 luidt: "Elk, van wat rang in de burgerlijke, en van welke gezindte in de Christelijke Maatschappij, waar ook wonende en van welken tijd, zal als lid van deze Maatschappij aangenomen kunnen worden." *  Hieruit blijkt dat er aanvankelijk alleen belijders van de Christelijke godsdienst als leden werden toegelaten. Eerst in 1864 werd de beperking tot de Christelijke godsdienst behorende opgeheven.

De Maatschappij trad op als baanbreker voor vele bemoeiingen welke sedertdien op het terrein van de overheid zijn komen te liggen. De wijze waarop de Maatschappij getracht heeft haar streven te verwezenlijken was o.a. door goede populaire geschriften te verspreiden, de gebreken der scholen te doen verdwijnen en door de verrichtingen van daden van edelmoedigheid en andere deugden te belonen. *  De uitkomsten van het wetenschappelijk onderzoek kwamen in die dagen niet onder het bereik van het gewone volk, omdat de publicaties daarvan in een te geleerde vorm waren geschreven en bovendien in verband met de stoffelijke nood te duur waren. De Maatschappij heeft betreffende velerlei maatschappelijke en geestelijke vraagstukken prijsvragen uitgeschreven en de hierop ingekomen en bekroonde antwoorden ruim verspreid. De werkjes welke verschenen handelden over de meest uiteenlopende onderwerpen op het gebied van godsdienst, wijsbegeerte, natuurkunde, vaderlandse en algemene geschiedenis, enz. De eerste publicatie verscheen in 1786 onder de titel: Het bestaan van God, door P. Schouten.

De grote verdiensten van de Maatschappij liggen echter niet uitsluitend in haar geschriften, maar mede in hetgeen zij gedaan heeft voor de verbetering van het onderwijs, Wanneer de eerste Nederlandse schoolwet tot stand komt, die van 1801, is dit het "resultaat der besprekingen tussen de onderwijscommissie uit de Nationale Vergadering en afgevaardigden van het hoofdbestuur van de Maatschappij uit Nut van het Algemeen". *  En gedurende meer dan een halve eeuw bleven nutsscholen het ideaal dat aan de andere ten voorbeeld werd gesteld. Voor de opwekking en bevrediging der geestelijke behoef ten van het volk werden de z.g. volksbibliotheken opgericht. Het houden van volks voordrachten, het oprichten van spaarbanken en hulpbanken, het stichten van bewaarscholen en andere instellingen van onderwijs, de oprichting van zieken- en begrafenisfondsen, ziehier een greep uit een schier onafzienbare reeks van bemoeiingen van de Maatschappij. Werkzaamheden waar elk departement zich mee heeft bezig gehouden naargelang de behoefte in de plaatselijke omstandigheden tot uiting kwam. Daar waar de overheid of andere verenigingen bepaalde werkzaamheden van de Maatschappij konden overnemen, trad zij terug om haar activiteit op een ander terrein weer te kunnen voortzetten.

Enkele jaren na de oprichting van de Maatschappij ontbrandde in het hoofdbestuur te Edam de strijd tussen Prinsgezinden, die ook de locale regering vormden, en de Patriotten. De moeilijkheden werden opgelost, doordat op initiatief van het departement Bodegraven met steun van enkele andere departementen en van de algemeen secretaris dr. Martinus Nieuwenhuys, zoon van de stichter, de zetel van de Maatschappij naar Amsterdam werd verplaatst. *  In deze handelsstad was het mogelijk, ongecontroleerd door een locale overheid, de activiteiten te vergroten. De algemene vergadering is de wetgevende macht, zij kiest de leden van het hoofdbestuur en een algemeen secretaris, zij stelt en herziet de wetten en neemt de besluiten. Het hoofdbestuur voert uit wat de algemene vergadering opdraagt. De algemeen secretaris treedt op tussen het hoofdbestuur en de departementen. De werkzaamheden van het hoofdbestuur bestaan uit: het geven van gevraagde en ongevraagde adviezen aan de departementen, het verlenen van financiële steun, het nemen van initiatieven en het geven van leiding aan werk dat direct onder de auspiciën van het hoofdbestuur valt.

De eerste bestuurders van het departement Heerenveen en Joure waren, U.D. Bakker uit Joure, L. Koopmans uit Sneek, J.G. Brouwer uit Heerenveen en B. Spoelstra uit Oldeboorn. Laatstgenoemde was secretaris-penningmeester. In 1797 komt de eerste Leeuwarder in het bestuur en wel dr. W. Folkersma. In 1799 bestaat het bestuur uit inwoners van Leeuwarden ennaaste omgeving en na 1804 geheel uit inwoners van de stado Het aantal bestuurders breidde zich geleidelijk uit, Begonnen in 1792 met vier, was dit aantal in 1872 gegroeid tot zestien. Deze uitbreiding hield verband met de steeds toenemende activiteiten van het departement; steeds meer commissies moesten uit het bestuur worden gevormde In de latere jaren werd het aantal bestuursleden weerminder; in 1942 waren er acht. De bestuursleden hadden zitting voor eenbepaalde periode, vier of vijf jaar, behalve de secretaris en de penningmeester, die hun zetel behielden zolang men er wederzijds genoegen mee nam. Het bestuur stelde zelf een dubbeltal op voor de vervulling van de ontstane vacatures, waaruit de leden dan het nieuwe bestuurslid kozen. Na latere wijziging treden ieder jaar twee bestuursleden af, die niet direct weer herkiesbaar zijn. In het huishoudelijk reglement van 1817 staat: "Elk, van wat rang inde burgerlijke maatschappij hij zij, of tot welke Christelijke Kerkgenootschap hij behoore, zoo hij den ouderdom van vijftien jare bereikt hebbe, zal tot gewoon lid van dit departement kunnen worden aangenomen, onder voorwaarde van betaling van de jaarlijksche toelage van vijf Guldens en vijfentwintig Cents". De contributie werd een jaar later tot zes gulden verhoogd. Een naamlijst van de leden, aangelegd ongeveer 1826 door de toenmalige penningmeester Westink, laat zien dat sinds 1792 tot circa 1800 de leden over geheel Friesland verspreid waren.

Daarna werd het aantal leden buiten Leeuwarden steeds geringer en het lidmaatschap beperkte zich ten slotte in hoofdzaak tot de inwoners van Leeuwarden en omgeving. De opkomst van andere departementen in Friesland zal daar de oorzaak van zijn geweest, Zo werd in 1797 het departement Marssum (later weer opgeheven en in 1915 opnieuw opgericht) en in 1798 het departement Sneek opgericht. In 1799 volgden de departementen Bergum en Bolsward, in 1806 Workum en in 1809 Drachten en Franeker, In de daarop volgende jaren werden hieraan nog vele departementen toegevoegd. Het ledental van het departement Leeuwarden, in 1792 twaalf, groeide snel. In de jaren 1821/22 bedroeg het 416, doch daarna was er een teruggang, 146 in 1896/96 en rond de jaren 1950 ongeveer 150. Vooral in de negentiende eeuw kan wel zonder meer gezegd worden, dat het in de gegoede burgerij bon ton was om de nutsactiviteiten te steunen door lid van het departement te worden. De belangrijkste archiefstukken, de notulenboeken, geven ons een indruk van de vele uiteenlopende onderwerpen welke aan de orde kwamen. In de vroegst bekende vergadering op 5 augustus 1799 in het Fraterniteitshuis (op de Nieuwestad tegenover de Oude Waag) te Leeuwarden, werden o.m. de controle op en het uitloven van premi en aan de schoolmeesters, meesteressen en kinderen behandeld.

In die van 11 december 1799 kwamen ter sprake het gevaar van de kinderpokken in Leeuwarden en de voorlichting die gegeven moest worden om het vooroordeel weg te nemen van die ouders die tegen het inenten van de kinderen bezwaar maakten. In een verslag van 1932 komt tot uiting de vrees, dat het bibliotheekwezen en de winteravondvergaderingen door de opkomst van muziek en hoorspelen niet meer zullen kunnen blijven bestaan. In 1957 steunde het departement het tot stand komen van een kinderboerderij te Leeuwarden. En in de tussenliggende tijd van ruim anderhalve eeuw is de verscheidenheid van werkzaamheden op zovele terreinen zo omvangrijk, dat het ondoenlijk zou zijn ze hier te noemen. In de inventaris onder het hoofdstuk VIII vindt men die commissies en instellingen vermeld waarvan archieven bewaard zijn gebleven. Waar die ontbreken vormen de notulenboeken van de bestuurs- en departementsvergaderingen de voornaamste bron.

Werd er eerst vergaderd in het Fraterniteitshuis, latere werden de bijeenkomsten gehouden in Zaal Van der Wielen in de Sacramentstraat (nu Zalen Schaaf). Op 3 augustus 1825 wordt een eigen departementsgebouw aan het Heerenwaltje betrokken. Dit pand "Het oude raadhuis", werd gekocht voor de som van fl.4606. - maar moest in november 1902 wegens te hoge onderhoudskosten worden verkocht en bracht toen de som van fl. 12000. - op. Hierna volgden wat omzwervingen; enkele kamers werden gehuurd op de hoek van de Slotmakersstraat en Bij de Put, Hierin werden de nuts bibliotheek en het archief van het departement ondergebracht. Onderhandelingen over de koop van een pand aan het Dokkumerend liepen op niets uit. Het plan was geweest om daar de op te richten Openbare Leeszaal en Bibliotheek onder te brengen. In 1906 deed zich de mogelijkheid voor de boven en benedenwoning aan de Nieuweweg hoek Weaze te huren o Dit pand was eigendom van de kerkeraad van de Doopsgezinde gemeente, Aan de Openbare Leeszaal en Bibliotheek die in dit pand reeds een onderdak had gevonden, werd nu gratis de benedenverdieping aangeboden. Ook de Hulpbank en het departementsarchief vonden in dit gebouw een plaats. Op de bovenverdieping werd een vergaderlokaal ingericht en ook de conciërge kreeg op deze verdieping woonruimte toegewezen. In 1916 werd het tegenwoordige departementsgebouw aan de Oostergrachtswal aangekocht; het werd in 1918 betrokken.

Het archief maakt geen indruk van compleetheid; de oorzaak hiervan moet gezocht worden in de vele wisselingen van het grote aantal bestuurders, die i.v.m. hun lidmaatschap van vele commissies vaak stukken mee naar huis namen en bij beëindiging van hun functie nalieten deze weer bij het archief te voegen. Maar hier tegenover staat dat in het oude archief de notulenboeken bewaard zijn gebleven. De oudste uit de jaren 1792-1798 ontbreken, vermoedelijk omdat het departement elders is opgericht en pas in 1799 is overgegaan naar Leeuwarden. Het archief werd na overleg met het bestuur omstreeks 1955 overgebracht van het departementsgebouw op de Oostergrachtswal naar het depot van het gemeente-archief te Leeuwarden. In october 1966 werd een nog achtergebleven hoeveelheid archivalia overgebracht. Hierbij werden ook enige stukken aangetroffen behorende tot het archief van het district Leeuwarden. Deze stukken zijn voorlopig bij het archief geplaatst maar buiten de inventaris gehouden. Met de inventarisatie werd een begin gemaakt door de volontair B. van Keulen en de gemeentearchivaris Jhr. M. J. v. Lennep, doch door andere dringende werkzaamheden was het niet eerder mogelijk het werk te voltooien, waarmede ondergetekende werd belast.

J.S. december 1966.