Acquisitie particuliere archieven

 

Overdracht van particulier archiefmateriaal aan het Historisch Centrum Leeuwarden

Particulier archiefmateriaal
Het Historisch Centrum Leeuwarden verzamelt archieven die representatief zijn voor de geschiedenis van de gemeente Leeuwarden. Daarom nemen we niet alleen archieven van verschillende overheden in bewaring, maar ook van particuliere instanties zoals verenigingen, bedrijven en families. Deze kunnen betrekking hebben op alle aspecten van de Leeuwarder samenleving: nijverheid, handel, kerken, vakbonden, politiek, sportverenigingen, culturele instellingen, enzovoort. Het Historisch Centrum Leeuwarden is geïnteresseerd in divers archiefmateriaal. Dit kan bijvoorbeeld bestaan uit administratie, notulen, financiële stukken, oprichtingsstukken, eigendomsbewijzen, reclamedrukwerk, affiches, foto’s, prenten of boeken. Het materiaal moet wel verband houden met het gebied binnen de gemeente Leeuwarden. Instanties die overig Friesland als werkgebied hebben, kunnen met hun archief terecht bij Tresoar.

Bent u in het bezit van een particulier archief van een vereniging, bedrijf of familie en wilt u dit onderbrengen bij het Historisch Centrum Leeuwarden, dan kunt u contact met ons opnemen. Gaat het om een archief van enige omvang, dan komt een medewerker het materiaal op locatie beoordelen. Betreft het een enkel archiefstuk, dan vragen wij u om hiermee zelf naar ons instituut te komen.
Doorgaans neemt het HCL geen recent materiaal op dat nog actueel gebruikt wordt.

Bewerking van het archiefmateriaal
Mocht uw particuliere archiefmateriaal een waardevolle aanwinst zijn voor de collectie van het Historisch Centrum Leeuwarden, dan moet het wel geselecteerd, materieel verzorgd en beschreven zijn in een inventaris, voordat het ondergebracht kan worden in onze archiefdepots. Wij verwachten dat de eigenaar deze werkzaamheden zelf reeds zoveel mogelijk verricht heeft. Zo niet, dan kan het Historisch Centrum Leeuwarden hierbij wel adviseren of andere hulp bieden, eventueel tegen financiële vergoeding.
Selecteren wil zeggen ‘overtollig’ materiaal verwijderen, zoals dubbele exemplaren en onbelangrijke bescheiden. Materieel verzorgen houdt in: het archiefmateriaal schoonmaken, ontdoen van paperclips, nietjes e.d. en verpakken in zuurvrije omslagen en dozen. Een inventaris is een systematische beschrijving en nummering van het archiefmateriaal. De inleiding bevat een beknopte geschiedenis van de vereniging, het bedrijf of de familie waarvan het archief  afkomstig is; gegevens dus over het ontstaan, de oprichters, de activiteiten, de ontwikkeling en wat dies meer zij.  

Overdracht van het archiefmateriaal
Nadat het archiefmateriaal in de archiefdepots van het Historisch Centrum Leeuwarden geplaatst is, wordt de overdracht afgerond met het opstellen van een akte. Indien er geen rechtsopvolger is, gaan wij ervanuit dat het materiaal aan ons geschonken wordt. Anders kan een akte van inbewaringgeving worden opgemaakt. Hierbij blijft de rechtsopvolger eigenaar van het betreffende archiefmateriaal. In de akte kunnen eventueel bepalingen opgenomen worden die de openbaarheid voor het publiek beperken. Bij opname van een bedrijfsarchief of een archief van een vermogende instelling, stelt het Historisch Centrum Leeuwarden een bijdrage in de gemaakte kosten op prijs.

Richtlijnen voor het bewaren van particulier archiefmateriaal
Verenigingen en andere particuliere instanties zijn, in tegenstelling tot overheidsinstellingen, niet wettelijk verplicht om hun archief voor langere tijd te bewaren. Maar zij kunnen dezelfde richtlijnen hanteren als de overheid, voor wat zij wel en niet hoeven te bewaren. Dit is van belang voor hun eigen functioneren, maar ook om hun materiaal voor opname in een archiefbewaarplaats in aanmerking te laten komen.

Wel bewaren
In ieder geval zouden particuliere instanties de volgende stukken moeten bewaren.
- Oprichtingsstukken, statuten, (huishoudelijke) reglementen.
- Financiële overzichten, begrotingen, balansen, accountantsrapporten, jaarverslagen, stukken over   
  subsidiëring.
- Stukken over  bestuursamenstelling en taakverdeling, ledenlijsten, notulen, verslagen.
- Stukken over beleidsmatige zaken, werkwijzen, samengaan met andere verenigingen,  
   correspondentie.
- Stukken met betrekking tot bezittingen, bouwtekeningen.
- Stukken over activiteiten, bijv. toernooien, wedstrijdverslagen.
- Verenigingsorganen, clubbladen, publicaties etc.
- Audiovisuele documenten: foto’s, dia‘s, films, video’s, geluidsopnamen, cd-rom’s etc.
- Voorbeelden van briefpapier, enveloppen en ander drukwerk (folders, reclamemateriaal).

Niet bewaren
Onbelangrijke stukken, zoals uitnodigingen, kennisgevingen, begeleidende briefjes, aanmeldingen en opzeggingen van leden kunnen worden weggedaan, evenals dubbele exemplaren.
Stukken die na 7 jaar vernietigd kunnen worden zijn vooral financiële bescheiden: bankafschriften, kas- bank- en giroboeken, belastingstukken, facturen, inkoopbonnen, offertes etc.
Bij twijfel kunt u een deskundige van het Historisch Centrum Leeuwarden raadplegen.

Hoe bewaren
Aangeraden wordt, archiefstukken altijd in een brandwerende kast te bewaren. Wanneer particulieren niet over voldoende veilige  ruimte beschikken om niet meer actueel archiefmateriaal lange tijd op te slaan, dan kan het Historisch Centrum Leeuwarden dit in bewaring nemen. Het materiaal moet dan wel opgeschoond en geordend zijn en voorzien van een digitale inventaris in Excel of Acces. De depots van het HCL voldoen aan de voorwaarden die in de archiefwet gesteld zijn; er zijn klimatologische bewaarcondities en brand- en inbraakwerende voorzieningen.

Overige adviezen en opmerkingen
Alle particuliere instanties vormen vroeg of laat een archief van enige omvang. Als het goed is,  bevindt het archief zich bij één beheerder. Maar het komt ook voor dat een archief verspreid is onder verschillende personen, zonder duidelijke structuur of precieze afspraken over wie wat bijhoudt en bewaart. Op deze manier dreigt het gevaar dat bepaalde zaken niet worden bijgehouden of na een bestuurswisseling verloren gaan. Dat zou jammer zijn, want het betekent dat er stukken van ons collectieve cultuurgoed verdwijnen. Probeer daarom zoveel mogelijk uw particuliere archiefmateriaal op één locatie bij te houden en te bewaren.
Natuurlijk is niet alles even belangrijk om te bewaren. Het is ook moeilijk om vandaag te bepalen wat in de toekomst historisch interessant gevonden zal worden. Toch adviseren we om niet te snel materiaal weg te gooien. Het zou bijvoorbeeld nog van pas kunnen komen wanneer men ter gelegenheid van een reünie of jubileum een boekje wil samenstellen of een tentoonstelling wil organiseren.

Bij vragen kunt u altijd contact opnemen met het Historisch Centrum Leeuwarden, Groeneweg 1, 8911 EH Leeuwarden, tel. 058 – 233 2350, e-mail Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. .

Lees hier uitgebreide achtergrondinformatie over de overdracht van particulier archiefmateriaal.

Terug