Een archieftoegang geeft uitgebreide informatie over een bepaald archief.
Een archieftoegang bestaat over het algemeen uit de navolgende onderdelen:
• Kenmerken van het archief • Inleiding op het archief • Inventaris of plaatsingslijst • Eventueel bijlagen
De kenmerken van het archief zijn o.m. de omvang, vindplaats, beschikbaarheid, openbaarheid en andere.
De inleiding op het archief bevat interessante informatie over de geschiedenis van het archief, achtergronden van de archiefvormer en kan ook aanwijzingen voor het gebruik bevatten.
De inventaris of plaatsingslijst is een hiërarchisch opgebouwd overzicht van beschreven archiefstukken. De beschrijvingen zijn formeel en globaal. Het lezen en begrijpen van een inventaris behoeft enige oefening en ervaring.
Bij het zoeken in de inventaris wordt de hiërarchie gevolgd. De rubrieken in de inventaris maken deel uit van de beschrijving op een lager niveau. Komt de zoekterm in een hoger niveau voor, dan voldoen onderliggende niveaus ook aan de zoekvraag.
Het bureau Registratuur en archiefbeheer van de gemeentesecretarie behoorde tot de afdeling Interne Zaken en had in 1975 3 dossiervormers in dienst, die zowel het dynamisch als het statisch archief verzorgden. Het historisch archief viel onder het beheer van de Stadsarchivaris.
Op 20 november 1973 traden de volgende regelingen in werking: de Archiefverordening Leeuwarden, het besluit Post- en archiefzaken Leeuwarden, het Reglement voor de dienst en het gebruik van de archieven en verzamelingen opgenomen in de gemeentelijke archiefbewaarplaats alsmede de Instructie voor de Gemeente-archivaris. De nieuwe archiefverordening verving de achterhaalde verordening uit 1950 en stoelde voor een groot deel op de bepalingen in de Archiefwet van 1962, die overigens pas in 1968 in werking trad.
In zijn rapport van 1 september 1972 concludeerde de provinciaal inspecteur der archieven dat het archief van de gemeentesecretarie 'voortreffelijk verzorgd en toegankelijk' kon worden genoemd. Wel vond hij dat de secretarie afspraken diende te gaan maken met het grote aantal archieven van de diverse diensten, zodat bewaring van dubbele exemplaren tot een minimum zou kunnen worden beperkt. (zie inv.nr. 1841)
Eerder dat jaar - op 22 februari 1972 - kwam bij Raadsbesluit de 'Archiefverordening Leeuwarden tot stand.
In 1975 stelde het College van B&W vast dat het secretariearchief inmiddels dusdanig in omvang was toegenomen, dat tot vernietiging van daartoe geijkte stukken diende te worden overgegaan.Verklaring van vernietiging zijn opgemaakt in 1975, 1977 en 1981. Van de vernietigde stukken zijn lijsten opgenomen in inv.nr.1841.
Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste eenmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met verkorte aanhaling. VOLLEDIG: Historisch Centrum Leeuwarden. Toegang 1004 Secretarie van de Gemeente Leeuwarden VERKORT: NL-LwnHCL 1004
Mijn Studiezaal (inloggen)