Een archieftoegang geeft uitgebreide informatie over een bepaald archief.
Een archieftoegang bestaat over het algemeen uit de navolgende onderdelen:
• Kenmerken van het archief • Inleiding op het archief • Inventaris of plaatsingslijst • Eventueel bijlagen
De kenmerken van het archief zijn o.m. de omvang, vindplaats, beschikbaarheid, openbaarheid en andere.
De inleiding op het archief bevat interessante informatie over de geschiedenis van het archief, achtergronden van de archiefvormer en kan ook aanwijzingen voor het gebruik bevatten.
De inventaris of plaatsingslijst is een hiërarchisch opgebouwd overzicht van beschreven archiefstukken. De beschrijvingen zijn formeel en globaal. Het lezen en begrijpen van een inventaris behoeft enige oefening en ervaring.
Bij het zoeken in de inventaris wordt de hiërarchie gevolgd. De rubrieken in de inventaris maken deel uit van de beschrijving op een lager niveau. Komt de zoekterm in een hoger niveau voor, dan voldoen onderliggende niveaus ook aan de zoekvraag.
Op 15 januari 2003 is met de bewerking begonnen. Het archief is per dossier of elke andere materiële eenheid bewerkt en wel aan de hand van de 'Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in gemeentearchieven' uit 1983. Verder is gebruik gemaakt van de 'Leidraad voor de selectie op de vernietiging van archiefbescheiden van gemeentelijke organen' van de Brabantse Archief Selectie Commissie.
De selectiebeslissing is zo veel mogelijk genomen op dossier- dan wel mapniveau. Indien een map zowel te bewaren als te vernietigen stukken bevatte, is er binnen het dossier geselecteerd, als het aantal te vernietigen stukken groter was dan het aantal te bewaren stukken. Na selectie is het blijvend te bewaren gedeelte beschreven en materieel verzorgd, dus ontdaan van ijzerwerk en kunststofmateriaal. Ze zijn omgepakt in zuurvrije omslagen en verpakt in zuurvrije archiefdozen.
Voor wat de inventarisbeschrijvingen betreft, bleek het noodzakelijk dat de oorspronkelijke dossieromschrijvingen moesten worden herzien, omdat ze veelal letterlijk overgenomen waren uit de Basis Archiefcode, wat betekende dat zij te ruim waren. De inhoud van de dossiers diende nauwkeurig te worden bestudeerd.
Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste eenmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met verkorte aanhaling. VOLLEDIG: Historisch Centrum Leeuwarden. Toegang 1004 Secretarie van de Gemeente Leeuwarden VERKORT: NL-LwnHCL 1004
Mijn Studiezaal (inloggen)