1. Doelstelling

De Bezoekersraad (voortaan de Raad) van het Historisch Centrum Leeuwarden (HCL) heeft tot doel om vanuit het perspectief van de bezoekers van het HCL, gevraagd en ongevraagd, adviezen uit te brengen over de inrichting en de kwaliteit van de bestaande en toekomstige dienstverlening en de public relations van het HCL. Het HCL doet aan de Raad beargumenteerd mededeling over de aan deze adviezen gegeven gevolgen.

2. Samenstelling

De Raad bestaat uit maximaal negen leden. De leden hebben zitting op persoonlijke titel, zonder last en ruggespraak. In zijn samenstelling moet de raad zoveel mogelijk een afspiegeling zijn van de categorieën bezoekers van het HCL: zoals genealogen, inwoners van de dorpen in de gemeente Leeuwarden, docenten, studenten, historici en amateurs. De Raad kiest uit haar midden een voorzitter en een secretaris. Het HCL zorgt voor ambtelijke ondersteuning. De vergaderingen van de Raad vinden plaats in het HCL en zijn openbaar. Bij vergaderingen van de Raad is minimaal een door de directeur van het HCL aan te wijzen medewerker aanwezig, evenwel zonder stemrecht.

3. Zittingsduur

De leden van de Raad hebben zitting voor de duur van drie jaar. Om tot een gereguleerde doorstroming te komen, wordt voor de eerst benoemde leden hiervan volgens een nog nader te bepalen rooster afgeweken. De zittende leden zijn voor één termijn herbenoembaar.

4. Benoeming

Nieuwe leden worden benoemd door het HCL op voorstel van en in goed overleg met de zittende leden.

5. Vergoeding

De leden van de Raad ontvangen vergoeding voor gemaakte reiskosten. Ook wordt aan de leden van de Raad het jaarverslag van het HCL toegezonden. Tevens ontvangen de leden van de Raad een presentexemplaar van de door het HCL tijdens hun zittingsperiode uitgebrachte publicaties.

6. Vergaderfrequentie

De Raad vergadert in principe drie maal per jaar, maar minimaal twee keer per jaar of zo veel vaker als door de leden van de Raad nodig wordt geoordeeld.
Tijdens de laatste vergadering in een jaar dienen de data voor de drie vergaderingen in het komende jaar te worden vastgesteld.

7. Communicatie

De notulen van de Raad dienen binnen veertien dagen na de vergadering in het bezit te zijn van de leden van de Raad. Deze notulen dienen voorzien te zijn van een lijst van genummerde actiepunten.
De adviezen van de Raad en de daaraan door het HCL gegeven gevolgen zullen worden meegedeeld aan de bezoekers van het HCL via het prikbord en op de website.

8. Inspraak

1. De agenda voor de vergadering van de Raad wordt tenminste tien dagen voor de vergaderdatum bekend gemaakt middels het prikbord bij de leeszaal van het HCL en via de website van het HCL.

2. Bezoekers van de website van het HCL kunnen desgewenst hun op- en/of aanmerkingen naar aanleiding van de in de eerste zin van dit artikel bedoelde agenda sturen aan de secretaris van de Raad, te bereiken via het e-mailadres van het HCL. Ook brieven kunnen in behandeling worden genomen.

9. Evaluatie

Het functioneren van de Raad wordt iedere twee jaar aan een evaluatie onderworpen.

10. Wijzigingen

Tot wijziging van dit reglement kan worden besloten in overeenstemming tussen het HCL en een gewone meerderheid van de Raad.

Terug