Een archieftoegang geeft uitgebreide informatie over een bepaald archief.
Een archieftoegang bestaat over het algemeen uit de navolgende onderdelen:
• Kenmerken van het archief • Inleiding op het archief • Inventaris of plaatsingslijst • Eventueel bijlagen
De kenmerken van het archief zijn o.m. de omvang, vindplaats, beschikbaarheid, openbaarheid en andere.
De inleiding op het archief bevat interessante informatie over de geschiedenis van het archief, achtergronden van de archiefvormer en kan ook aanwijzingen voor het gebruik bevatten.
De inventaris of plaatsingslijst is een hiërarchisch opgebouwd overzicht van beschreven archiefstukken. De beschrijvingen zijn formeel en globaal. Het lezen en begrijpen van een inventaris behoeft enige oefening en ervaring.
Bij het zoeken in de inventaris wordt de hiërarchie gevolgd. De rubrieken in de inventaris maken deel uit van de beschrijving op een lager niveau. Komt de zoekterm in een hoger niveau voor, dan voldoen onderliggende niveaus ook aan de zoekvraag.
Het Secretariearchief bestond voor de aanvang van de inventarisatiewerkzaamheden uit een tiental gedeelten. Te onderscheiden waren: 1) Secretariearchief 1811-1850. 2) Secretariearchief 1851-1941. 3) Militaire Zaken, 1814-1937. 4) Belastingen, gemeenteontvanger, 1814-1947 5) Belastingen, gemeentesecretaris, 1815-1946 6) Burgerlijke Stand, 1811-1942 (1970) 7) Bevolkingsregister, 1848-1939 8) Series gedrukte Raadsverslagen en 'Verslagen van de toestand van de gemeente Leeuwarden', 1865-1989. 9) Stukken afkomstig van de zolders van de afdelingen Onderwijs en Financiën. 10) Stukken overgenomen in 1993.
Van de gedeelten 1 tot en met 5 en 10 waren in de afgelopen vijftig jaar plaatsingslijsten vervaardigd. * De omvang van alle archiefgedeelten bedroeg in totaal 662 m¹. Vernietiging bleek in ieder geval in de jaren 1824, 1870 en 1956 * te hebben plaatsgevonden. Gezien de aangetroffen hiaten in bepaalde series van latere datum is echter vaker opgeschoond. * Op een aantal series zijn in loop der tijd door de Gemeentearchivaris en diens medewerkers toegangen gemaakt. *
Deze waren vervaardigd door de oud-gemeentearchivarissen H.M. Mensonides en J. van Lennep; en de archiefmedewerkers P. Opr`al, P.R. Dam en W.W. van Driel. Zie inv. nr. 3314.
Zie het archief van de Gemeentearchivaris 1838-1976, inventarisnummer 2, blz. 41-42; respectievelijk inventarisnummer 17, blz. 2 en inventarisnummer 18, blz. 1.
Zie het archief van de Gemeentearchivaris 1838-1976, inventarisnummer 21, blz. 6
met name de besluiten, een deel der correspondentie, belastingregisters, akten Burgerlijke Stand en Bevolkingsregister c.a., wijkkaarten en bouwtekeningen. Zie Overzicht van bestanden op microfiches hfdstt. 3, 5.1, 7.1.3 en 7.1.6
Omvang:
512 m1
Nadere toegangen:
op onderdelen, vooral d.m.v. klappers op persoonsnamen, beroepen en evt. andere biografische gegevens, straatnamen; soms (met name besluiten, publicaties) op onderwerpen. Zie Overzicht van klappers: K13.1, K14.1-11, K15.1-13, K16.1-14, K19.1, K20, K21, K22.1-9, K23.1-11, K34.1, K39.2-3, K40, K45.1-21, K46.1-2, K46.4, K47.1, K47.1.1, K47.2, K47.5, K48.1-3, K54
Samenvatting:
Secretaris, Ontvanger, Ambtenaar Burgerlijke Stand en diverse Commissies
Citeerinstructie:
Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste eenmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met verkorte aanhaling. VOLLEDIG: Historisch Centrum Leeuwarden. Toegang 1002 Gemeentebestuur van Leeuwarden, 1811-1941 VERKORT: NL-LwnHCL 1002