Een archieftoegang geeft uitgebreide informatie over een bepaald archief.
Een archieftoegang bestaat over het algemeen uit de navolgende onderdelen:
• Kenmerken van het archief • Inleiding op het archief • Inventaris of plaatsingslijst • Eventueel bijlagen
De kenmerken van het archief zijn o.m. de omvang, vindplaats, beschikbaarheid, openbaarheid en andere.
De inleiding op het archief bevat interessante informatie over de geschiedenis van het archief, achtergronden van de archiefvormer en kan ook aanwijzingen voor het gebruik bevatten.
De inventaris of plaatsingslijst is een hiërarchisch opgebouwd overzicht van beschreven archiefstukken. De beschrijvingen zijn formeel en globaal. Het lezen en begrijpen van een inventaris behoeft enige oefening en ervaring.
Bij het zoeken in de inventaris wordt de hiërarchie gevolgd. De rubrieken in de inventaris maken deel uit van de beschrijving op een lager niveau. Komt de zoekterm in een hoger niveau voor, dan voldoen onderliggende niveaus ook aan de zoekvraag.
De inventarisatiewerkzaamheden zijn gestart in het jaar 1999 en hebben met onderbrekingen zeven jaar geduurd. Aan het maken van de eerste beschrijvingen werd gewerkt tot in het jaar 2001. * Gedurende de jaren 2001-2002 werden de beschrijvingen voorlopig ingedeeld; * waarna de definitieve beschrijvingen in 2003 en 2004 werden gemaakt. * De materiële verzorging werd uitgevoerd in 2004. * De eindredactie, alsmede de inleiding en de bijlagen werden tenslotte in de jaren 2004-2005 uitgevoerd. *
door Wim van Driel, Willy Etmans, Jelle Hoekstra, Menno Koopstra en Dick Terpstra.
door Wim van Driel.
door Wim van Driel, Willy Etmans en Jelle Hoekstra
door Wim van Driel, Johan Landman, Janneke Visser en Lutske Vlieger
door Wim van Driel,
De seriële vorm van de toegepaste archivering, waarbij de ingekomen stukken jaarlijks werden ingebonden, zorgde er voor dat de selectie en vernietiging beperkt werd uitgevoerd. Tot op zekere hoogte is daardoor een vrijwel oorspronkelijk gevormd Leeuwarder overheidsarchief bewaard. Tijdens de werkzaamheden werd de omvang gereduceerd met 120 m¹ als gevolg van selectie en vernietiging van dubbele informatie, en met 50 m¹ als gevolg van een doelmatiger verpakking. De totale omvang is nu 492 m¹.
De afwijking van de oude chronologische ordening, zoals hiervoor beschreven in de paragraaf "structuur van het archief", is niet hersteld. Hiervoor waren praktische en archivistische redenen. Niet alleen zou het 'restaureren' veel tijd gaan vergen, maar eveneens zou een dergelijke ingreep het verband tussen de stukken verbreken zoals dat op den duur tijdens de administratieve fase door de secretarieambtenaren zelf was gelegd bij de vorming van de afzonderlijke collecties. Daarmee zou belangrijke informatie over behandelde onderwerpen minder snel gevonden worden.
De kern van het archief wordt gevormd door de series resoluties, notulen, briefwisselingen en regelgeving, zoals deze staan beschreven in de hoofdstukken 1 tot en met 3. De stukken die buiten het chronologische verband zijn gehouden en tot zaaks- of onderwerpdossiers zijn verenigd, alsmede de overige series zijn in de inventarishoofdstukken 4 tot en met 22 beschreven. Ook de veelal onvolledig bewaard gebleven archivalia van de commissies hebben hier een plaats gevonden.
Bij de indeling van de inventaris is zoveel mogelijk aansluiting gezocht op het schema van de voorlopige inventaris van het Oud archief der stad Leeuwarden 1533-1811. Bij de hoofdstukken zelf wordt, indien nodig, in notabenes nadere informatie gegeven over de organisatie en werkzaamheden per taakveld en/of aanwijzingen voor het gebruik van de beschreven archiefbronnen.
Bij de materiële aanduiding is het volgende systeem aangehouden: 1-5 stukken: stukken, 6-20 stukken: omslag, meer dan 20 stukken: pak. Onder "stuk" verstaan we de materiële aanduiding van één enkel stuk papier.
Om te voorkomen dat de persoonlijke levenssfeer geschonden wordt of bij de aangelegenheid betrokken natuurlijke of rechtspersonen, dan wel derden, onevenredig bevoordeeld of benadeeld kunnen worden kan een inventarisnummer voor een bepaalde tijd aan de openbaarheid onttrokken zijn. Deze openbaarheidbeperking vloeit voort uit de Wet Bescherming Persoonsgegevens (inwerkingtreding per 1 september 2001) en uit de Archiefwet van 1995 (artikel 15). Voor raadpleging van dergelijke archiefbescheiden is een dispensatie vereist. Tegen de beslissing op de aanvraag voor dispensatie staat beroep open bij de Gemeentearchivaris van Leeuwarden, terwijl men zich voor een voorlopige voorziening kan wenden tot de Arrondissementsrechtbank te Leeuwarden.
Wie dit archief (in of buiten een publicatie) wil citeren wordt aanbevolen dat aldus te doen: 'Historisch Centrum Leeuwarden: Archief van de stad, later de gemeente Leeuwarden 1811-1941'.
Aan de inhoud van inventarissen kunnen geen rechten worden ontleend. Het is niet toegestaan om zonder schriftelijke toestemming van de Gemeente Leeuwarden c.q. het Historisch Centrum Leeuwarden (gedeelten) van de inventaris te verveelvoudigen of openbaar te maken, voorzover de Auteurswet niet anders bepaalt.
met name de besluiten, een deel der correspondentie, belastingregisters, akten Burgerlijke Stand en Bevolkingsregister c.a., wijkkaarten en bouwtekeningen. Zie Overzicht van bestanden op microfiches hfdstt. 3, 5.1, 7.1.3 en 7.1.6
Omvang:
512 m1
Nadere toegangen:
op onderdelen, vooral d.m.v. klappers op persoonsnamen, beroepen en evt. andere biografische gegevens, straatnamen; soms (met name besluiten, publicaties) op onderwerpen. Zie Overzicht van klappers: K13.1, K14.1-11, K15.1-13, K16.1-14, K19.1, K20, K21, K22.1-9, K23.1-11, K34.1, K39.2-3, K40, K45.1-21, K46.1-2, K46.4, K47.1, K47.1.1, K47.2, K47.5, K48.1-3, K54
Samenvatting:
Secretaris, Ontvanger, Ambtenaar Burgerlijke Stand en diverse Commissies
Citeerinstructie:
Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste eenmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met verkorte aanhaling. VOLLEDIG: Historisch Centrum Leeuwarden. Toegang 1002 Gemeentebestuur van Leeuwarden, 1811-1941 VERKORT: NL-LwnHCL 1002
Mijn Studiezaal (inloggen)