1. De toegangen in het tijdvak 1811-1941 worden afwisselend gevormd door een per jaar bijgehouden agenda en/of een rubriekenrepertorium. Onder een agenda wordt verstaan een staat waarop in chronologische volgorde aantekening wordt gehouden van het inkomen, afdoen en uitgaan van stukken. Onder een rubriekenrepertorium wordt verstaan een index, houdende een opgave van gegevens betreffende het inkomen, afdoen en uitgaan van stukken, met een korte analyse van het ingekomen stuk.

2. In het tijdvak 1811-1941 is de registratie in deze toegangen in vier perioden onder te verdelen.
a. 1811-1829: De ingekomen stukken worden alleen in een chronologische agenda geregistreerd. De stukken hebben vanaf mei 1812 een jaarlijks oplopend volgnummer, dat echter vrijwel niet is terug te vinden op het ingekomen stuk. De ordening van de stukken lijkt in dit tijdvak op basis van de datum van het stuk te zijn aangebracht.
b. 1830-1866: Een rubrieksgewijs opgezet repertorium wordt aangelegd. De stukken met betrekking tot één zaak worden geregistreerd en geordend op de registratiedatum van het eerste stuk. Dit wordt in het registratiekenmerk en op de stukken aangegeven met de toevoeging "Coll", de afkorting voor "Collectie". Een agenda over deze jaren lijkt niet te zijn opgemaakt.
c. 1867-1904: Als registratiekenmerk wordt per jaar een uniek oplopende nummering toegevoegd. Eveneens is weer een agenda aangelegd. De ordening van de stukken volgt de registratiedatum.
d. 1905-1941: Bij de agendanummers in het repertorium worden eveneens vermeld de nummers waaronder het voorafgaande ("bovenstuk") en eventueel het volgende stuk ("onderstuk") van de betreffende zaak zijn geregistreerd. De ordening van de stukken is volgens het agendanummer.

3. In de agenda's en de repertoria worden een aantal afkortingen gebruikt. Deze hebben de volgende betekenissen:
a. "M" staat voor "Missive" en verwijst naar het uitgaande stuk. (inv. nrs. 1179-1318)
b. "B", "Besluit" of " B&W besluit" verwijzen naar de datum van behandeling in de vergadering van het College van Burgemeester en Wethouders en voorgangers.( inv. nrs. 108-137 en 368-460)
c. "Res" verwijst naar de Resoluties van het College van Burgemeester en Wethouders betreffende vergunningen en functionarissen (inv. nrs. 461-532).
d. "R" of "Raadsbesluit" verwijzen naar de datum van behandeling in de Gemeenteraad (inv. nrs. 241-277) of naar het nummer van het ingekomen stuk bij de Gemeenteraad vanaf 1905 (inv. nrs. 1136-1175)
e. "Coll" staat voor "collectie" en verwijst naar het bijeenbrengen van de ingekomen stukken betreffende één zaak. (zie hierboven onder 2b.)