Een archieftoegang geeft uitgebreide informatie over een bepaald archief.
Een archieftoegang bestaat over het algemeen uit de navolgende onderdelen:
• Kenmerken van het archief • Inleiding op het archief • Inventaris of plaatsingslijst • Eventueel bijlagen
De kenmerken van het archief zijn o.m. de omvang, vindplaats, beschikbaarheid, openbaarheid en andere.
De inleiding op het archief bevat interessante informatie over de geschiedenis van het archief, achtergronden van de archiefvormer en kan ook aanwijzingen voor het gebruik bevatten.
De inventaris of plaatsingslijst is een hiërarchisch opgebouwd overzicht van beschreven archiefstukken. De beschrijvingen zijn formeel en globaal. Het lezen en begrijpen van een inventaris behoeft enige oefening en ervaring.
Bij het zoeken in de inventaris wordt de hiërarchie gevolgd. De rubrieken in de inventaris maken deel uit van de beschrijving op een lager niveau. Komt de zoekterm in een hoger niveau voor, dan voldoen onderliggende niveaus ook aan de zoekvraag.
Verwacht werd dat het bewaarpercentage 40 tot 50 % van de oorspronkelijke totale omvang zou gaan bedragen.
Aangeleverd volgens het door Loek Nijholt Archiefservice BV opgestelde projectplan was bijna 162 meter. Daarvan was een klein gedeelte door de vorige opdrachtnemer al opgesplitst in een in een te bewaren en te vernietigen gedeelte. Het te vernietigen gedeelte bedroeg een 16,5 meter. Dit was inmiddels aan de hand van de door dit bedrijf opgestelde vernietigingslijsten door de gemeente Leeuwarden goedgekeurd, zodat er niets meer mee hoefde te worden gedaan. Bij het voorgeselecteerde te bewaren gedeelte lag de zaak iets anders. De door de vorige opdrachtnemer opgestelde concept-inventarislijsten waren voor een groot deel niet meer beschikbaar, en wanneer wel - alleen nog op papier. De voor bewaring voorgeselecteerde dossiers moesten derhalve eerst weer worden ingevoerd.
Tijdens de bewerking kwam 60 meter voor vernietiging in aanmerking.
Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste eenmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met verkorte aanhaling. VOLLEDIG: Historisch Centrum Leeuwarden. Toegang 1004 Secretarie van de Gemeente Leeuwarden VERKORT: NL-LwnHCL 1004
Mijn Studiezaal (inloggen)