In het voorgaande mag intussen duidelijk geworden zijn waarom een archief waaraan al zoveel handen hebben gewerkt, zonodig nog weer eens overhoop moest worden gehaald: in de eerste plaats was het niet geordend als het administratieve geheel dat het in wezen is en daarnaast waren de beschrijvingen van de individuele series en stukken in veel gevallen ontoereikend en niet zelden foutief. De beschikbare lijsten gaven onvoldoende ruim baan aan de onderzoekende historicus in zijn confrontatie met een bron die haar rijkdommen pas echt prijs kan geven wanneer zij in haar eigen hoedanigheid, d.w.z. als geheel van administratieve papieren, in zoveel mogelijk structuurkenmerken zichtbaar is gemaakt. Een archief is als hoogst gecompliceerde historische bron juist daarom zo rijk, omdat het in historische argeloosheid ontstaan en ontwikkeld is, vanuit een wezenlijk ander gebruiksperspectief dan de perspectieven die door latere historische analisten worden gehanteerd.

Op bladzijde 13 van deze inleiding is deze materie al kort samengevat en werden ook al enkele relativerende opmerkingen gemaakt. De waarschijnlijk belangrijkste kanttekening die bij de idealiserende karakteristiek van de voorgaande alinea kan worden geplaatst geldt waarschijnlijk het feit dat het oorspronkelijke administratieve gebruiksperspectief gedurende vorming en ontwikkeling van het archief voortdurend aan verandering onderhevig is geweest. Hierdoor zal in één inventaris een zo goed mogelijk weergave moeten worden verschaft van een buitengewoon ingewikkeld dynamisch complex van door de jaren heen veranderende ordeningstoestanden. Naast het statische en enkelvoudig indelingsschema en de traditionele vijf parameters waarmee elk stuk of nummer afzonderlijk beschreven wordt, zullen dus zoveel mogelijk andere middelen moeten worden aangewend om die ordeningsdynamiek voldoende tot zijn recht te laten komen. *  Die middelen liggen vooral in de sfeer van toelichtingen en verwijzingen. Op het niveau van het concrete stuk kan dankbaar gebruik worden gemaakt van de NB's, waar de dwarsverbanden kunnen worden gelegd die in het inventarisschema onzichtbaar blijven maar waar ook andere indicaties kunnen worden gegeven, bijvoorbeeld ten aanzien van een afwijkende herkomst. Inleidende teksten bieden weer ruimte voor aanwijzingen van meer algemene strekking; ze kunnen geplaatst worden bij afzonderlijke (sub)rubrieken dan wel vóórin de inventaris, al naargelang het abstractieniveau waarop ze van toepassing zijn.

Ook de Bijlagen bij deze inventaris helpen het inzicht in de structuur vergroten: concordansen bijvoorbeeld functioneren niet alleen als middel om verouderde bronverwijzingen te actualiseren, maar werpen samen met de oude inventarissen zelf ook licht op de functieontwikkeling van individuele stukken. Uiteraard blijft de weergavecapaciteit van de achiefinventaris beperkt; zoals ook de inventarisator zelf diverse reconstructieproblemen niet tot een volledige oplossing zal weten te brengen. Dan is het zaak dat de onderzoeker dat alsnog probeert te doen...

Het is niet mogelijk - en ook niet zinvol - om hier een complete verantwoording te geven van alle beslissingen die de inventarisator bij zijn werk heeft moeten nemen; in de meeste gevallen spreken zijn oplossingen wel voor zich of kunnen ze op een functionelere plek worden toegelicht, bijvoorbeeld in de NB's van de betreffende stukken of in de toelichtingen of inleidingen bij de betreffende (sub)rubrieken en afdelingen. Maar een aantal algemene zaken moet op deze plek aan de orde worden gesteld.

Zo is daar bijvoorbeeld de gebleken noodzaak om de archiefgedeelten uit de Middeleeuwen en de Vroegmoderne tijd in aparte afdelingen te beschrijven: de verschillen in de onderliggende maatschappelijke organisatievormen genereren wezenlijk verschillende archiefstructuren. De middeleeuwse heerloze vetemaatschappij roept op het terrein van de rechtsbescherming een aantal archiefrubrieken in het leven die in de veel statelijker en bureaucratischer geordende vroegmoderne maatschappij van daarna niet meer van toepassing zijn. Daarnaast gaat de veel strakkere archiveringsdiscipline van de latere periode gepaard met een administratieve intensivering die zich al spoedig vertaalt in steeds meer serieel en 'algemeen' archief (zie de inleiding bij afdeling 2). Alles bij elkaar moet men zelfs constateren dat de archiefcesuur van rond het jaar 1500 veel dieper is dan die van 1811, waarmee deze inventaris om ten dele conventionele redenen moest worden afgesloten. *  Pas de overgang van seriële naar zaaksgewijze ordening die in de Leeuwarder administratieve organisatie in 1941 werd doorgevoerd, trekt een ongeveer even fundamentele grens.

Met het weer ineenschuiven van vier traditioneel geheel afzonderlijk behandelde archiefbestanden tot het geheel dat ze in wezen ooit hebben gevormd, haalt deze inventaris als gezegd onvermijdelijk heel veel overhoop. Aan de andere kant is ernaar gestreefd, de gegroeide tradities ook weer niet méér geweld aan te doen dan nodig was, óók als ze archivistisch niet helemaal zuiver op de graat waren. Het gemakkelijkst valt dat te verdedigen wanneer het om ongerechtigheden gaat die inmiddels een eerbiedwaardige leeftijd van eeuwen hebben bereikt. Inspectie van het 'Oud Register', de inventaris dus uit 1597 van de toen gecanoniseerde losse stukken, leert dat misschien wel een tiende van het beschreven materiaal naar strikte orthodoxie in andere archieven een plaats had moeten krijgen. We gaan hier niet in op de mogelijke legitimatie van (een deel van) die gevallen (vaak te herleiden tot parallelle secretariële functies van de Leeuwarder stadssecretaris), maar wanneer men ruim vier eeuwen na dato alsnog juridisch-formele gerechtigheid gaat toepassen en dergelijke stukken alsnog naar de vermoedelijke plaats van herkomst dirigeert, dan doet men niet alleen een traditie, maar ook een misschien wel heel veelzeggende historische realiteit geweld aan. * 

Eenzelfde uitgangspunt is gehanteerd ten aanzien van de veel latere 'aanwinsten' waar vooral Eekhoff het stadsarchief mee heeft verrijkt. Een deel hiervan zou oorspronkelijk van het stadsarchief deel uitgemaakt kunnen hebben, maar een groter deel kan eenvoudig als vervanging van verloren geraakt eigen materiaal worden beschouwd. Dit is bij de rendants-exemplaren van de stedelijke rekeningen in rubriek 2.9.1 het geval, maar bijvoorbeeld ook bij een flink aantal stukken die Eekhoff in het kader van zijn onderzoek naar de geschiedenis van het Sint Annaleen van - bijvoorbeeld - het Hof had geleend (zie onder meer inv.nr. 1736). Zeker is dit in strijd met de archivistische regels (en zelfs meer dan die), maar het doet althans recht aan wat er in de loop van met name de romantische negentiende eeuw van het stadsarchief geworden is, hoe het zich tot zijn huidige gedaante van drager van de Leeuwarder historische identiteit heeft ontwikkeld. Waarbij de archivistische leer voldoende in haar rechten kan worden hersteld door in de noten consequent van zo'n vreemde herkomst melding te maken.

Aldus is het 'archief van de stad Leeuwarden' uit de titel van deze inventaris inderdaad méér geworden dan het archief van het stadsbestuur alleen, hoezeer dat er ook het onmiskenbare hart van uitmaakt. Ten aanzien van de veranderingen die in de loop van de tijden in dit hart zijn aangebracht is er, geheel in de geest van het voorafgaande, in het algemeen voor gekozen om latere ordeningsingrepen niet met alle geweld terug te restaureren maar om ze liever in korte analyses even toe te lichten: vaak is restauratie niet eens zo heel zinvol (en in detail onzeker).
Dat geldt bijvoorbeeld voor de meeste dossiervorming, ook als die door de latere archivaris, een 'historische' beheerder, is doorgevoerd, zoals dat wel door W. Eekhoff en R. Visscher is gedaan wanneer ze in opdracht van hun gemeentebestuur bepaalde oude stedelijke rechten moesten bewijzen. Een ander voorbeeld is te vinden in de wederwaardigheden van de 'Leeuwarder Plakkaatboeken', waar door Eekhoff op vrij forse schaal die stukken waren uitgehaald die hij een afzonderlijke plek en beschrijving in het archief waardig achtte en die vervolgens door Visscher op papier weer waren gereconstrueerd. Door Mensonides werden de betreffende stukken in de jaren 1950 ook materieel weer teruggebracht. Ofschoon mijns inziens Mensonides' wetenschappelijk correcte actie na die van Visscher niet helemaal zinvol meer was, is zijn restauratie toch gehandhaafd. * 

In de traditionele inventarissen van stadsarchieven ontbrak zelden een regestenlijst, d.w.z. een chronologisch geordende lijst van inhoudsbeschrijvingen van de oudste stukken, met gegevens over materiële toestand, zegels enzovoort. Van het opstellen van een dergelijke lijst is hier om meerdere redenen afgezien. In de eerste plaats zijn van alle Middeleeuwse stukken complete transcripties voorhanden, terwijl daarnaast een databestand van alle zegels in het stadsarchief beschikbaar is. *  Tenslotte hebben ook de oude beschrijvingen in de 'inventarissen' van Singels en Eekhoff in essentie het karakter van een regest. In de meeste gevallen vormen met name de beschrijvingen van Eekhoff een geschikt surrogaat. * 
Ter verdere ondersteuning van het archiefonderzoek zijn aan deze inventaris nog enkele bijlagen toegevoegd, te weten een nadere analyse van de belangrijkste stedelijke rekeningen (Bijlage 1), een historische concordans ter reconstructie van de geschiedenis van de gecanoniseerde stukken (Bijlage 2), een gebruiksconcordans om de oude signaturen met de nieuwe te kunnen verbinden (Bijlage 3) en tenslotte een index op persoons- en geografische namen.