In deze inventaris wordt het archief van de stad Leeuwarden van de vijftiende tot de achttiende eeuw beschreven. Dat gebeurt op een manier die de eigen structuur van dat archief zo goed mogelijk zichtbaar maakt.
Het meest direct komt die structuur tot uitdrukking in de indeling in rubrieken en subrubrieken, waarbinnen elk stuk de plaats inneemt die zijn functies binnen het grote geheel het meest recht doet. Die indeling is overigens onvermijdelijk een compromis. Enerzijds probeert zij de ordening weer te geven die de oude stadssecretarissen en hun klerken als oorspronkelijke archiefvormers voor ogen kan hebben gestaan en die voor een deel uit bijvoorbeeld oude lijsten en registratuuraantekeningen kan worden gereconstrueerd. Anderzijds is zij eveneens het resultaat van een door traditie en idealistische logica gevormde visie van de latere onderzoeker. * 

Er zijn echter nog meer factoren die een eenvoudige en ondubbelzinnige weergave van de veronderstelde oude orde in de weg kunnen staan. Zo kunnen veel stukken gedurende hun administratieve leven niet alleen gelijktijdig maar ook achtereenvolgens meer dan één functie hebben vervuld: een kwitantie kan in een latere beheersfase de functie krijgen van bijlage bij een jaarrekening, terwijl zij ook als onderdeel van een procesdossier kan hebben gefungeerd. Ingrijpender nog is de omstandigheid dat een archief gedurende zijn ontwikkelingsgang naar zich geregeld wijzigende inzichten kan zijn beheerd. Op die manier wordt een indelingsschema tenslotte onvermijdelijk één groot pragmatisch compromis, waarbij met behulp van toelichtende en verwijzende inleidingen en noten het totaalbeeld van meerwaardige stukken en verschuivende structuren zoveel mogelijk recht wordt gedaan.

Zoals de indeling van de inventaris de archiefstructuur als het ware vanuit het totaalconcept benadert, zo krijgt die structuur ook gestalte vanuit de beschrijvingen waarmee onder elk inventarisnummer de concrete stukken worden gekarakteriseerd. De analyse op stukniveau geschiedt aan de hand van vijf vaste functiekenmerken: de 'redactie' (betreft het een eenvoudige aantekening, een brief, een proces-verbaal, een register, kwitantie enz.), de inhoud (waar gaat de tekst over), de datum (wanneer is het stuk ontvangen of opgemaakt), het 'ontwikkelingsstadium' (betreft het een concept, een officieel 'net', of een afschrift, al dan niet geauthentiseerd enz.) en de 'uiterlijke vorm' (ongeveer: hoe ziet het stuk er fysiek uit). Bij elkaar verschaffen deze parameters een nadere functie- en waardebepaling die het niveau van de loutere 'inhoud' (de 'feiten' die het stuk bevat) ver overstijgt. * 
Deze inventaris is derhalve geen opsommende lijst van historische feiten die op eenvoudige manier door de computer digitaal kan worden afgegraasd. Hij probeert een zo goed mogelijke weergave te zijn van een informatiesysteem, waarin de onderdelen historische gegevens indiceren zonder dat die uit hun grote administratieve context zijn losgesneden: aan de 'feiten' wordt een belangrijk interpretatiekader toegevoegd.

In deze inleiding zal aan dat interpretatiekader nadere aandacht worden besteed.
Achtereenvolgens komen in grote trekken de (institutionele) geschiedenis van de stad aan de orde, de geschiedenis van de archiefvorming en van de nazorg ervan, waarna tenslotte de inventarisatie in algemene trekken wordt verantwoord en toegelicht. In de afzonderlijke inleidingen bij het middeleeuwse en het vroegmoderne archief zal op archiefstructuur en inventarisatie meer gedetailleerd worden ingegaan.