Een archieftoegang geeft uitgebreide informatie over een bepaald archief.
Een archieftoegang bestaat over het algemeen uit de navolgende onderdelen:
• Kenmerken van het archief • Inleiding op het archief • Inventaris of plaatsingslijst • Eventueel bijlagen
De kenmerken van het archief zijn o.m. de omvang, vindplaats, beschikbaarheid, openbaarheid en andere.
De inleiding op het archief bevat interessante informatie over de geschiedenis van het archief, achtergronden van de archiefvormer en kan ook aanwijzingen voor het gebruik bevatten.
De inventaris of plaatsingslijst is een hiërarchisch opgebouwd overzicht van beschreven archiefstukken. De beschrijvingen zijn formeel en globaal. Het lezen en begrijpen van een inventaris behoeft enige oefening en ervaring.
Bij het zoeken in de inventaris wordt de hiërarchie gevolgd. De rubrieken in de inventaris maken deel uit van de beschrijving op een lager niveau. Komt de zoekterm in een hoger niveau voor, dan voldoen onderliggende niveaus ook aan de zoekvraag.
In 1972 is besloten om de afvoer van dossiers van het secretariearchief naar het gemeentelijke archiefbewaarplaats via blokvorming in 10-jarige perioden te laten plaatsvinden. De in deze inventaris beschreven stukken hebben betrekking op de archiefperiode 1 januari 1982 t/m 31 maart 1990. Dit houdt verband met de reorganisatie van het gemeentelijk apparaat per 1 april 1990. Vanaf dit tijdstip werden op afzonderlijke locaties door de nieuwe diensten archieven gevormd. Na afsluiting van het archief in 1990 is het overgebracht als semi-statisch archief naar de zolder van het oude stadhuis aan het Raadhuisplein. Bij de grote verhuizing van alle diensten, in oktober 1993, werden alle semi-statische archieven overgebracht naar de archiefkelder van het nieuwe stadskantoor aan het Oldehoofsterkerkhof.
In 2003 is een begin gemaakt met de bewerking en beschrijving van het secretariearchief gemeente Leeuwarden, 1982-1990. In eerste instantie waren dat series archiefbestanddelen zoals vergaderstukken van het college en de gemeenteraad; beleidsplannen, grootboeken, e.d.; hinderwet- en bouwvergunningen. Deze zijn op het stadskantoor in Leeuwarden bewerkt. Met ingang van maart 2004 is het resterende archief overgebracht naar het archiefdepot in Franekeradeel, om daar verder te worden bewerkt en beschreven.
Als leidraad voor de indeling van de inventaris werd-overeenkomstig de structuur van het gevormde archief-gebruik gemaakt van de archiefcode van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten, (VNG) 8e druk, 1982. Vervolgens werden de volgende definities gebruikt als criteria, opgesteld door het landelijk overleg provinciale archiefinspecteurs (LOPAI).
Selectie vondplaats op mapniveau en niet op stukniveau, dit betekende dat men geen stukken ging herordenen. Voor een deel waren de stukken gehecht met ijzerclips en niet zuurvrije kunststof hechtingen. Alle mappen en omslagen zijn nu voorzien van zuurvrij materiaal. Onder de materiële aanduiding is de volgende terminologie toegepast: 1-5 = stukken; 6-20 = omslag; 21 stukken en meer = pak.
De archiefbestanddelen 'diensten en takken van dienst' (1.15) werden als zelfstandige archieven gevormd en in eerste instantie ook beheerd, daar ze in een later stadium werden overgebracht naar het semi-statisch archief . Hetzelfde is van toepassing bij de 'commissiearchieven' (1.13.2) en het 'kabinetsarchief'. (1.15.17)
Bij 'onderwijs', onder de rubrieken: 'schoolgebouwen en -terreinen' (14.5) en'onderhoud-huisvestingsaangelegenheden', (14.6) is geen consequente dossiervorming toegepast door post en archiefzaken van de afdeling interne zaken.
Inconsequentie is ook van toepassing bij 'kunstwerken' (15.2.2.3) en 'monumenten'. (15.3) Secundair geldt hier de straatnaam als terugzoekkenmerk, alfabetisch geordend volgens de ABC regels en niet volgens het 'Leeuwarder straatnamen' register van dhr. W. Dolk. Deze ordening heeft bij de vorming plaatsgevonden.
Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste eenmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met verkorte aanhaling. VOLLEDIG: Historisch Centrum Leeuwarden. Toegang 1005 Secretarie van de Gemeente Leeuwarden VERKORT: NL-LwnHCL 1005
Mijn Studiezaal (inloggen)