Een archieftoegang geeft uitgebreide informatie over een bepaald archief.
Een archieftoegang bestaat over het algemeen uit de navolgende onderdelen:
• Kenmerken van het archief • Inleiding op het archief • Inventaris of plaatsingslijst • Eventueel bijlagen
De kenmerken van het archief zijn o.m. de omvang, vindplaats, beschikbaarheid, openbaarheid en andere.
De inleiding op het archief bevat interessante informatie over de geschiedenis van het archief, achtergronden van de archiefvormer en kan ook aanwijzingen voor het gebruik bevatten.
De inventaris of plaatsingslijst is een hiërarchisch opgebouwd overzicht van beschreven archiefstukken. De beschrijvingen zijn formeel en globaal. Het lezen en begrijpen van een inventaris behoeft enige oefening en ervaring.
Bij het zoeken in de inventaris wordt de hiërarchie gevolgd. De rubrieken in de inventaris maken deel uit van de beschrijving op een lager niveau. Komt de zoekterm in een hoger niveau voor, dan voldoen onderliggende niveaus ook aan de zoekvraag.
Het geïnventariseerde archief had oorspronkelijk een omvang van ca. 825 m¹. Voordat met de bewerking van het archief werd begonnen, heeft in het semi-statisch archief van het stadskantoor een globale voorselectie tot vernietiging plaatsgevonden. Uiteindelijk bleef er 230 m¹ over. Hiervoor werd een bewerkingsplan opgesteld overeenkomstig de 'normen goede en geordende staat en criteria bewerking codearchieven' van het landelijk overleg van provinciale archiefinspecteurs, (LOPAI) 1994. Door een communicatiestoornis met de interim-archivaris is in de voorselectie meer dan driekwart van de ter vernietiging geselecteerde stukken vroegtijdig vernietigd. Het restant dat in Fraekeradeel is geselecteerd beslaat 21.50 m¹. Het restant persoonsdossiers dat in aanmerking komt voor vernietiging is 7 m¹. Een vernietigingslijst is aanwezig. Afgezien van de stukken die in aanmerking kwamen voor vernietiging werden eveneens stukken die dubbel in de dossiers voorkwamen vernietigd, alsmede kattebelletjes e.d.
Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste eenmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met verkorte aanhaling. VOLLEDIG: Historisch Centrum Leeuwarden. Toegang 1005 Secretarie van de Gemeente Leeuwarden VERKORT: NL-LwnHCL 1005
Mijn Studiezaal (inloggen)