Een archieftoegang geeft uitgebreide informatie over een bepaald archief.
Een archieftoegang bestaat over het algemeen uit de navolgende onderdelen:
• Kenmerken van het archief • Inleiding op het archief • Inventaris of plaatsingslijst • Eventueel bijlagen
De kenmerken van het archief zijn o.m. de omvang, vindplaats, beschikbaarheid, openbaarheid en andere.
De inleiding op het archief bevat interessante informatie over de geschiedenis van het archief, achtergronden van de archiefvormer en kan ook aanwijzingen voor het gebruik bevatten.
De inventaris of plaatsingslijst is een hiërarchisch opgebouwd overzicht van beschreven archiefstukken. De beschrijvingen zijn formeel en globaal. Het lezen en begrijpen van een inventaris behoeft enige oefening en ervaring.
Bij het zoeken in de inventaris wordt de hiërarchie gevolgd. De rubrieken in de inventaris maken deel uit van de beschrijving op een lager niveau. Komt de zoekterm in een hoger niveau voor, dan voldoen onderliggende niveaus ook aan de zoekvraag.
I Directie: Directeur Gemeentewerken (ic Van der Vlis) Directeur Gemeentewerken Adjunct (ic Rienks) administratie (toegevoegd. Geen medewerker GW)
II Afdelingen: A Voedselvoorziening met administratie B Contrôle Voedselvoorziening C Onderhoud Gebouwen D Strovoorziening E Ontsmettingsinrichting Practische Hulp F Ontsmettingsinrichting Hoeksema G Regeling ontsmettingsdienst H Onderhoud ontsmettingsinrichtingen I Inkoop J Leiding transportdienst K Regeling tractie L Leiding ordonnansen M Regeling bagage N Chef Inkwartieringsbureau met klachtenbureau en regeling straatcontrôle O Evacuatie-Ziekenhuis BLO (Prinsentuin) met administratie en huishouding P Tehuis voor invalide evacués (huishoudschool) met administratie en huishouding
III Kwartieren:
A Hoofdkwartiermeesters
B Slaapkwartieren; pers.: Kwartiermeester, plv. kwartiermeester, administratie 1 Beurs 2 Gem.Scholen Schoolstraat 3 Willem Lodewijkschool, Druifstreek 4 Gem.school 4, Wissesdwinger 5 Chr. scholen, Marg.de Heerstraat 6 Julianaschool, Tweebaksmarkt 7 School 6, M.v.Coehoornstraat res. Gymnastiekschool 1, Gr. Kerkstraat
C Eetkwartieren; pers.: Kwartiermeester, plv.kwartiermeester, bediening 1 Harmonie 2 P. de Jong, Lange Marktstraat 3 Zalen Schaaf 4 Chr. Huishoudschool, M. de Heerstraat
IV Onderdelen, welke eigen verantwoordelijkheid dragen: A Geneeskundige dienst B Brandweer C BLO Ziekenhuis (Prinsentuin)
Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste eenmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met verkorte aanhaling. VOLLEDIG: Historisch Centrum Leeuwarden. Toegang 1044 Gemeentelijke Evacuatiedienst Leeuwarden, 1945 VERKORT: NL-LwnHCL 1044