Toen op 12 maart 1838 de Gemeenteraad van Leeuwarden tot aanstelling van W. Eekhoff als Gemeentearchivaris besloot, was het stadsarchief in de voorafgaande periode aan nogal wisselend beheer onderhevig geweest. Eind achttiende eeuw had G.J. Voorda een nieuwe beschrijving van de belangrijkst geachte losse stukken vervaardigd, waarvan in 1803 een gewijzigde versie in druk verscheen. Van 1803 tot zijn dood in 1805 was Voorda onbezoldigd maar officieel "Archivarius deezer stad" *  .

In 1824 was de situatie aanzienlijk ongunstiger geworden. De nieuwe Gemeentesecretaris L. Ypeij bewerkstelligde in november de overhaaste verkoop van "scheurpapier en oude boeken", voor een bedrag van maar liefst 528 gulden *  . Dat deze slordigheid in relatie kan hebben gestaan met het opruimende effect van de gedwongen overdracht, twee maanden eerder, van 1004 delen en banden oud-rechterlijk archief aan de Rijksoverheid, is natuurlijk speculatief, maar volkomen onwaarschijnlijk is het niet.

In elk geval trof Eekhoff, toen hij in 1833 voor het eerst de "boekkamer" en de andere ruimten op de tweede verdieping van het Stadhuis betrad, aldaar de archieven en boekerij aan in een sterk verwaarloosde toestand. Zijn ordenende werkzaamheden in die tijd, alsmede zijn onderzoek - op verzoek van het Gemeentebestuur - naar "allerlei Stedelijke Regten, Vergunningen, Overeenkomsten enz." en voorts zijn vervaardiging van een eerste versie van zijn "Geschiedkundige Beschrijving van Leeuwarden" hebben stellig voor hem de weg gebaand naar de officiële aanstelling tot (eerste Nederlandse *  bezoldigde) Gemeentearchivaris, die hem in 1838 ten deel viel *  .

De genoemde drie categorieën van activiteiten, de ordenende, de adviserend/rapporterende en de historiografische, alle uitgevoerd met een opvallende gedrevenheid en een onmiskenbaar talent, zijn voor Eekhoffs ambtsuitoefening gedurende bijna 42 jaar karakteristiek gebleven, zij het dat daar nog zijn verzamelende activiteiten aan dienen te worden toegevoegd: op zijn jaarlijkse reizen verwierf hij tal van (copieën van) archivalia en met gebruikmaking van zijn commerciële inzichten als antiquaar bouwde hij een omvangrijke Stedelijke Bibliotheek en een waardevolle Stedelijke Kunstverzameling op, in een tijd dat de markt voor het oudere materiaal nog volop in beweging was. In de criteria die hij voor zijn verzamelende activiteiten hanteerde was hij in hoge mate kind van zijn romantische tijd: naast materiaal dat direct op Leeuwarden en Friesland betrekking had werden op grote schaal ook werken aangekocht, omdat zij waren vervaardigd door Leeuwarder kunstenaars en schrijvers, ongeacht hun onderwerp dus. Bibliotheek en Kunstverzameling konden aldus aan hun "dubbele bestemming beantwoorden, om eene hulde aan het voorgeslacht en eene leermeesteres te zijn voor het tegenwoordige en de volgende geslachten"; van beide werden door Eekhoff degelijke catalogi vervaardigd en gepubliceerd *  .

Van de publieksfunctie van het Gemeentearchief dient men zich uiteraard geen hedendaagse voorstellingen te maken. Het aantal bibliotheekuitleningen per jaar beliep aan het eind van de negentiende eeuw zo'n honderdvijftig. De raadpleging ter plekke van archivalia, van prenten en van voor uitlening te kostbare boeken door globaal-gemiddeld honderd personen per jaar geschiedde doorgaans onder de nadrukkelijke begeleiding van de Archivaris.

In de ambtelijke hiërarchie heeft Eekhoff vermoedelijk steeds rechtstreeks onder het College van Burgemeester en Wethouders geressorteerd. Aanvankelijk moest hij nog enkele malen worden herbenoemd, maar op den duur bleek hij zijn functie toch een permanent karakter te hebben gegeven. Hij vervulde haar de facto tot een paar maanden voor zijn dood op 12 februari 1880.

Door de kwaliteit van zijn taakvervulling heeft Eekhoff de functie van Gemeentearchivaris ongetwijfeld een groot prestige verleend. Een van de bezwaren echter die bij tijd en wijle van de zijde van het Gemeentebestuur tegen hem werden ingebracht was, dat hij te veel nadruk op zijn historiografisch werk zou leggen, wat ten koste van zijn ordenende, van zijn administratieve taken zou gaan *  . Scherp kwam dit tot uiting in de nieuwe instructie die na zijn dood voor de Gemeentearchivaris werd opgesteld, waarin deze met veel nadruk onder de bevelen van de Gemeentesecretaris werd geplaatst. De geschiedschrijvende taak is door Eekhoffs opvolgers dan ook aanzienlijk minder uitgebreid uitgeoefend. Het zou echter nog twintig jaar duren voor er een archivaris aantrad wier vervulling der administratieve taken het Gemeentebestuur tot duurzamer tevredenheid wist te stemmen.
In de periode 1880 tot 1900 moesten vier archivarissen proberen de prestaties van hun voorganger te evenaren en zijn veronderstelde fouten te vermijden.

Na de benoeming in 1881 en de intrekking van de benoeming in 1882 van Mr. J.L.L. baron van Fridagh, die nimmer daadwerkelijk in functie is geweest *  , werd Mr. A.Telting (juni 1882-april 1884) benoemd, die de omwerking ter hand nam van een concept-inventaris door Eekhoff van de belangrijkst geachte losse stukken uit het oud-administratief archief. Eekhoff had Voorda's beschrijving "in acht zonderlinge rubrieken" radicaal verworpen en vervangen door een commentariërende inventarisatie van de in die stukken vervatte gegevens, die op haar beurt in Teltings ogen geen genade kon vinden. Teltings vermoedelijk nog maar nauwelijks aangevangen werk werd voortgezet en voltooid door J.C.Singels (1887-15 juli 1895), die er zich op zijn beurt toorn en spot van de toenmalige archieftheoretici mee op de hals haalde *  . En inderdaad vormt voor een periode, waarin het in de wetenschappelijke wereld opkomende structuralisme in de archiefwetenschap een uitermate natuurlijke toepassing vond, de inventaris van Telting/Singels een wat armoedig product dat nauwelijks "moderner" te noemen is dan de inventaris van Eekhoff of zelfs die van Voorda: structuur- of bestemmingsbeginsel kwamen in deze chronologische lijst van losse copieën en originelen niet aan bod.

Vermoedelijk heeft de productieve F. Fontein Tuinhout (augustus 1884-juni 1886) in deze tussenperiode de meest duurzame prestatie geleverd in de vorm van zijn beschrijving van het in 1883 van het Rijk terugontvangen oud-rechterlijk archief *  ; ook van het "nieuw (administratief) archief", vanaf 1813, heeft hij in de korte tijd van zijn functioneren een inventaris samengesteld. In zijn periode hoort men voor het eerst van enige min of meer structurele assistentie, van S.A. Sjollema, die hij bij zijn vertrek in een brief aan Burgemeester en Wethouders "met de meeste warmte in (hun) goede gevoelens" aanbeveelt *  . Overigens had Sjollema ook voor Eekhoff wel incidenteel werk verricht.

Nadat van oktober 1895 tot 15 maart 1900 Mr. J.L.van Sloterdijck als Gemeentearchivaris had gefungeerd, trad op 15 juni 1900 mej. R.Visscher in dienst, door wier werkzaamheid de functie weer sterk werd opgewaardeerd. Visscher kweet zich, overeenkomstig de eisen van het Gemeentebestuur, nadrukkelijk van haar "administratieve" taken; met name de verzorging van de meest recente archieven, de inhoudelijke ontsluiting der oudere archivalia in de vorm van indices en de (her)catalogisering van de Stedelijke Bibliotheek hadden haar volle aandacht. Daarnaast bleek zij ook in staat om de "wetenschapelijke", de historiografische taak nog enige inhoud te geven, zij het lang niet meer op het niveau van Eekhoff. In 1910, na de dood van Sjollema, trad er voor het eerst een assistent ("Amanuensis") in vaste dienst, A. Kuypers, die in 1926 werd opgevolgd door R. ter Horst (tot 1955).

Van groot belang was eveneens dat de depotruimte essentiële uitbreiding onderging; was het ruimtetekort op de tweede verdieping van het Stadhuis in 1882 al enigszins gecompenseerd door de inrichting van een hulpdepot ("dependance") op de zolder van de St. Anthonyschool, in 1914 kwam er een op de begane grond gesitueerde ruimte in het Stadhuis zelf beschikbaar, die na een verbouwing in 1915 in gebruik kon worden genomen. Aan deze "kluis" is inderdaad enige serieuze zorg besteed: zij was "van electrisch licht voorzien", "door heet water verwarmd"; de toegangsdeur was verzwaard en voor de "openslaande deuren" aan de straatzijde was een "ijzeren valscherm" aangebracht. Voorts bevond zich een "spreekbuis" naar de ruimten op de tweede verdieping *  . Vervolgens wees mej. Visscher in 1916 in een advies aan Burgemeester en Wethouders de mogelijkheid om het gehele Gemeentearchief naar het Princessehof te verhuizen resoluut van de hand; zij bleef de ruimten op de tweede verdieping van het stadhuis-de bewaarplaats sedert 1715!-behoudens hun brandgevoeligheid voortreffelijk vinden en wees een radicale scheiding tussen oud en nieuw (dynamisch) archief met kracht van de hand *  .
Het gebruik dat van archieven en verzamelingen werd gemaakt zal niet zeer wezenlijk hebben verschild van dat van de negentiende eeuw; het gemiddelde aantal gebruikers zal geleidelijk zijn verdubbeld.

Met de inwerkingtreding in 1919 van de Archiefwet van 1918 werd de Gemeentearchivaris weer rechtstreeks onder Burgemeester en Wethouders geplaatst. Of het voor Visscher in de practijk een essentieel verschil uitmaakte, is niet zo zeker; naar aanleiding van het overlijden van Gemeentesecretaris Mr. M. Goslings in 1926 schreef zij dat deze tot 1919 weliswaar "officieel aan het hoofd van het archief" stond, maar dat hij haar steeds "geheel vrijgelaten" had in haar functieuitoefening. Vermoedelijk genoot mej.Visscher daarvoor voldoende prestige en vertrouwen en inderdaad maakt haar beheersperiode achteraf een misschien niet zeer spectaculaire maar wel soliede indruk.

Ook onder Visschers opvolger, Mr. A. van der Minne (1934-1945), onderging het sedert Eekhoff grosso modo gangbare takenpakket nog geen grootscheepse wijziging. Men kan stellen dat het aantal rapporten/adviezen aan Burgemeester en Wethouders afnam, op de terreinen van de acquisitie voor de Stedelijke Bibliotheek en het begeleiden en uitvoeren van genealogisch onderzoek was hij zeer actief. Van der Minne had tezeer deel aan de heersende geest van zijn tijd en werd bij de bevrijding van Leeuwarden in april 1945 geschorst en tenslotte uit de dienst ontslagen.

Nadat in de tussenliggende periode de Provinciaal Archiefinspecteur Drs. M.P. van Buijtenen het archivariaat summier had waargenomen werd met ingang van september 1947 Drs. H.M. Mensonides benoemd, met wie de naoorlogse "modernisering" van het archiefbeheer een aanvang nam. Mensonides was eigenlijk de eerste die daadwerkelijk archieven ging inventariseren op de wijze die in de vaderlandse vakkringen al ongeveer een halve eeuw als norm was geaccepteerd. Ook organiseerde hij een enkele tentoonstelling en verving hij niet zonder bedoeling in zijn jaarverslag over 1949 de naam "Stedelijke Kunstverzameling" door "Historisch-topografische Prentverzameling", hetgeen de primair documentaire functie ervan benadrukte. In 1950 kreeg hij de assistentie van een gekwalificeerde Archiefambtenaar "der 2e klasse".

Mensonides is evenwel te kort, tot maart 1953, in functie geweest om de genoemde "modernisering" van het Gemeentearchief al een heel duidelijk profiel te kunnen geven. Dit geschiedde eigenlijk pas onder zijn opvolger, Jhr. drs. M.J. van Lennep, die in juni daarop volgend in dienst trad.

Met name sinds de jaren zestig, toen het archiefwezen in heel Nederland in beweging kwam, is er in het Gemeentearchief veel veranderd. Op aanzienlijke schaal werden er nu archiefinventarissen geproduceerd en gepubliceerd, de verwerving van particuliere archieven nam drastisch toe, zeker toen in 1970 na decennia-lange klaagzangen de verhuizing doorgang vond van de tweede verdieping van het stadhuis naar het gebouw van de voormalige Buma-bibliotheek aan de Grote Kerkstraat.

Overigens was de opslagcapaciteit van deze nieuwe archiefbewaarplaats van meet af aan onvoldoende; de Stadhuis-kluis moest als hulpdepot worden gehandhaafd, terwijl eveneens de kwalitatief ongunstige ruimte op de zolder van de Wissesdwingerschool (die in 1938 de opslagfunctie van de zolder van de St. Anthonyschool had overgenomen) niet kon worden prijsgegeven.
Ook nam het aantal medewerkers van het archief sterk toe; in 1976 bedroeg het aantal formatieplaatsen naast de Archivaris zes.

De nog half latente groei in de publieke belangstelling kon zich na 1970 dank zij een behoorlijke raadpleegaccommodatie eindelijk gaan materialiseren. Was het bezoekenaantal van eind jaren veertig in 1970 globaal verdubbeld, in 1976 bedroeg het reeds het vijfvoudige *  .

Terwijl de Stedelijke Kunstverzameling/Topografisch-historische Atlas reeds geleidelijk naar een moderne functie was toegegroeid, werd aan het oorspronkelijke negentiendeëeuwse karakter van de Stedelijke Bibliotheek op een abrupte wijze een einde gemaakt. Na enig vooronderzoek werden op grond van een Raadsbesluit in 1975 nieuwe verzamelcriteria vastgesteld, waarbij onder meer de rubrieken Leeuwarder Auteurs en Leeuwarder Drukken en Uitgaven werden geschrapt. Omvangrijke bestanden moesten daarmee tevens worden afgestoten *  .

De voor de naoorlogse periode karakteristieke schaalvergroting in de werkzaamheden van het Gemeentearchief en van het gemeentelijke bestuursapparaat in het algemeen had eveneens een "institutionele" consequentie: de instelling per l februari 1972 van een "Commissie voor het Gemeente-Archief en de Stedelijke Bibliotheek", ter advisering van het College van Burgemeester en Wethouders. Jhr. Van Lennep bleef in functie tot januari 1977.