Een archieftoegang geeft uitgebreide informatie over een bepaald archief.
Een archieftoegang bestaat over het algemeen uit de navolgende onderdelen:
• Kenmerken van het archief • Inleiding op het archief • Inventaris of plaatsingslijst • Eventueel bijlagen
De kenmerken van het archief zijn o.m. de omvang, vindplaats, beschikbaarheid, openbaarheid en andere.
De inleiding op het archief bevat interessante informatie over de geschiedenis van het archief, achtergronden van de archiefvormer en kan ook aanwijzingen voor het gebruik bevatten.
De inventaris of plaatsingslijst is een hiërarchisch opgebouwd overzicht van beschreven archiefstukken. De beschrijvingen zijn formeel en globaal. Het lezen en begrijpen van een inventaris behoeft enige oefening en ervaring.
Bij het zoeken in de inventaris wordt de hiërarchie gevolgd. De rubrieken in de inventaris maken deel uit van de beschrijving op een lager niveau. Komt de zoekterm in een hoger niveau voor, dan voldoen onderliggende niveaus ook aan de zoekvraag.
Het archief van de Gemeentearchivaris is meermalen aan bewerkingen onderworpen, die echter alle voortijdig werden gestaakt. Soms was daarbij sprake van herordening, van pogingen tot aanpassing van het archief aan nieuw ontstane gebruiksbehoeften. Zo werd bijvoorbeeld de serieel geordende correspondentie van mej. Visscher later op onderwerp geplaatst. Deze en enkele andere ingrepen konden worden hersteld, omdat zij geen duurzame consequenties voor de latere archiefvorming hebben gehad; in de tegenovergestelde gevallen werden de wijzigingen doorgaans gehandhaafd. Soms moesten theoretische principes, bijvoorbeeld dat van wederzijdse exclusiviteit * , wat in de schaduw worden geplaatst.
Vgl. bijv. IIC1b.
Ook tijdens de onderhavige inventarisatie werd nog een ingreep in de oude orde uitgevoerd: om redenen van documentair gebruiksgemak werden de reeds bestaande genealogische dossiers aangevuld met alle genealogische stukken vanaf 1900, met uitzondering van de in het NB van inv. nr. 142 genoemde. Voorts bevatte het archief een groot aantal manuscript-aantekeningen,- afschriften, -artikelen en dergelijke van W. Eekhoff, deels nog van voor 1838; deze werden alle overgebracht naar de bibliotheek.
Hoewel van de inventarissen en plaatsingslijsten tenminste telkens één exemplaar als archiefstuk te beschouwen zou zijn, zijn zij toch alle buiten het archief geplaatst, omdat hun toegankelijkheid aldaar uitstekend is gewaarborgd: de actuele inventarissen zijn bijeen beschreven in het archievenoverzicht, de verouderde werden geacht het best tot hun recht te komen als aanhangsel bij de erin beschreven archieven. Slechts de nog resterende drie magazijnstaten der hulpdepots werden uit hoofde van hun overzichtsfunctie in rubriek IIC2 geplaatst.
Naar de opvatting van de bewerker was er weinig materiaal dat voor vernietiging in aanmerking kwam. Twee redenen kunnen daarvoor worden aangevoerd. In de eerste plaats is er de ambtshalve nauwe betrekking van de bewerker/beheerder tot het ("zijn eigen") archief, waardoor weinig stukken door hem als betekenisloos werden beschouwd. Vervolgens bezit het archief een hoge -soms complexe- informerende waarde voor onderzoekers die de betekenis van het in het Gemeentearchief berustende bronnenmateriaal kritisch willen bepalen. En deze beide factoren vormen in principe een permanent gegeven.
De eindterm van de inventaris is gesteld op 1976, op grond van een administratieve cesuur: per 1 januari 1977 werd van het tot dan gehanteerde seriële ordeningssysteem overgegaan op een systeem van onderwerpsdossiers. De omvang van het aldus beschreven gedeelte beloopt tweeëneenhalve meter. R.Kunst
Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste eenmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met verkorte aanhaling. VOLLEDIG: Historisch Centrum Leeuwarden. Toegang 1445 Gemeentearchivaris van Leeuwarden, 1838-1976 VERKORT: NL-LwnHCL 1445
Mijn Studiezaal (inloggen)