Een archieftoegang geeft uitgebreide informatie over een bepaald archief.
Een archieftoegang bestaat over het algemeen uit de navolgende onderdelen:
• Kenmerken van het archief • Inleiding op het archief • Inventaris of plaatsingslijst • Eventueel bijlagen
De kenmerken van het archief zijn o.m. de omvang, vindplaats, beschikbaarheid, openbaarheid en andere.
De inleiding op het archief bevat interessante informatie over de geschiedenis van het archief, achtergronden van de archiefvormer en kan ook aanwijzingen voor het gebruik bevatten.
De inventaris of plaatsingslijst is een hiërarchisch opgebouwd overzicht van beschreven archiefstukken. De beschrijvingen zijn formeel en globaal. Het lezen en begrijpen van een inventaris behoeft enige oefening en ervaring.
Bij het zoeken in de inventaris wordt de hiërarchie gevolgd. De rubrieken in de inventaris maken deel uit van de beschrijving op een lager niveau. Komt de zoekterm in een hoger niveau voor, dan voldoen onderliggende niveaus ook aan de zoekvraag.
Geschiedenis en verantwoording van de inventarisatie
laatste wijziging 16-07-2018
De geschiedenis van de archiefvormer, Doarpsmienskip Mantgum, staat voor de jaren 1960-2010 beschreven in het jublieumboek dat het dorpsarchief van Mantgum over de Doarpsmienskip publiceerde.
Vanuit datzelfde dorpsarchief kwam het initiatief naar voren om het archief van de Doarpsmienskip op een verantwoorde manier te ontsluiten en te bewaren. Hoewel het archief al tijdens de inventarisatie een nuttige bron bleek voor het schrijven van het jubileumboek, is er veel materiaal voor verder onderzoek naar de rol van de Doarpsmienskip, van de gemeente en van derden en naar de ontwikkeling van het dorp Mantgum.
Het oorspronkelijk archief is door meerdere personen gevormd. In de eerste plaats door de elkaar opvolgende bestuursleden, belast met het secretariaat. In de tweede plaats is in de loop der tijd een aantal ontbrekende stukken aangevuld vanuit door andere bestuursleden bewaarde schaduwarchieven. Dit blijkt met name uit aantekeningen die ter verspreiding of tijdens vergaderingen op sommige stukken zijn gemaakt. Toch is het archief niet geheel compleet. Het meest duidelijk is dit in de inventaris bij ontbrekende jaartallen in series en zelfs het ontbreken van een financiële administratie (financiële jaarstukken t.b.v. Algemeen Bestuursvergaderingen zijn er overigens wel).
Meerdere pogingen om tijdens de inventarisatie de verblijfplaats van ontbrekende stukken te achterhalen, zijn uiteindelijk weinig succesvol geweest.
De basis van de inventarisatie is gevormd door het archief dat door de toenmalige voorzitter van de Doarpsmienskip werd bewaard. Het betreft een zogenaamd zaaksgewijs geordend correspondentiearchief. Deze ordening is bij de inventarisatie in stand gehouden en in slechts enkele gevallen hersteld. De inventarisatie van de archieven vond, met flinke tussenpozen, plaats tussen 2007 en 2011. Bij de inventarisatie is het archief verpakt in zuurvrije omslagen en dozen. Met name dubbele exemplaren zijn vernietigd, evenals bescheiden, zoals circulaires en reclamemateriaal, waarvan de samenhang met het archief niet kon worden aangetoond. In verband met het behoud van de bescheiden is er ca. een halve kilo aan roestige nietjes en andere ijzerwaren uit het archief verwijderd. Er is geen ongedierte aangetroffen. De omvang van het archief bedraagt na de bewerking 1,25 strekkende meter.
Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste eenmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met verkorte aanhaling. VOLLEDIG: Historisch Centrum Leeuwarden. Toegang 1996 Doarpmienskip Mantgum VERKORT: NL-LwnHCL 1996
Mijn Studiezaal (inloggen)