In afwijking van hetgeen bij veel omliggende gemeenten gebruikelijk is, is bij de inventarisatie van de archieven van de gemeente Idaarderadeel niet gekozen voor de afzonderlijke publicatie van een aantal deelinventarissen. Vanaf het begin is een integrale aanpak voorgestaan, waarbij het laten verschijnen van één verzamelinventaris voor alle gemeentelijke en gedeponeerde archieven het einddoel was. De gekozen werkwijze stelde – veel beter dan bij een gefragmenteerde benadering – in staat om afgedwaalde archivalia alsnog in hun oorspronkelijke archiefblokken onder te brengen. Daar waar de fysieke staat van de stukken een scheiding naar archiefblok verhinderde, zoals bij vastbladige registers of langjarige series, zijn altijd verwijzingen tussen de blokken aangebracht.

Voor aanvang van de bewerking was duidelijk dat met name op de meer recente archiefblokken geen voor het publiek bruikbare toegangen bestonden. De oudere gedeelten van het archief, gevormd vóór 1922, waren in de jaren 1940 door Maria Petrus van Buijtenen op een voortreffelijke wijze geïnventariseerd. Zijn Inventaris van het archief van Idaarderadeel is grotendeels gehandhaafd in de huidige inventaris, hoewel enkele tekortkomingen ten aanzien van beschrijvingen en rubricering teniet zijn gedaan.

Bij het vervaardigen van de inventaris is steeds gewerkt volgens de methode van multilevel description, zoals in de General International Standard Archival Description (ISAD(G)) wordt voorgeschreven. Praktische wenken zijn daarbij hoofdzakelijk ontleend aan de Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven van Muller, Feith en Fruin en aan het werk van Herman Coppens, De ontsluiting van archieven.

De rubricering van de archieven tot 1816 is gebaseerd op het modelschema van Van Buijtenen. Voor de rubriekenstructuur van de gemeentearchieven over het tijdvak 1816-1921 en 1943-1983 heeft de Basis Archiefcode als voorbeeld gediend. Bij het archiefblok 1922-1942 is de rubricering van het Bloemendaalse Stelsel zoveel mogelijk gehandhaafd. Aan de rubrieken ‘Gemeente-ambtenaren’, ‘Belastingen en heffingen’ en ‘Financiën’ zijn daarbij enkele subrubrieken toegevoegd om de overzichtelijkheid te bevorderen.

De vele losse stukken die tijdens de inventarisatie bij de diverse archiefblokken werden aangetroffen zijn grotendeels zaaks- of onderwerpsgewijs herordend en alsnog aan de archieven toegevoegd. Hetzelfde is gebeurd met de intact gelaten series notulen, begrotingen, jaarrekeningen, bestekken en akten, die wegens hun aard aanvankelijk niet in de dossierstelsels waren opgenomen.

Anders dan in de gemeentelijke en gedeponeerde archieven van voor 1943 – waaruit in het geheel niet is vernietigd – is uit het archiefblok 1943-1983 incidenteel vernietigd, met inachtneming van de Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende bescheiden uit de archieven van gemeenten en intergemeentelijke organen van 1983. De vernietiging heeft zich daarbij hoofdzakelijk beperkt tot concepten en doubletten.

Dat laatste is ook de stelregel geweest bij de selectie in het archief van de Dienst Gemeentewerken over het tijdvak ca. 1935-1983. Dat archief bestond vrijwel geheel uit doublures, kladstukken, doorslagen en fotokopieën, waardoor geen grond voor een permanente bewaring aanwezig was. Om het risico op informatieverlies zoveel mogelijk te beperken is het DGW-archief vóór de vernietiging aan micro-selectie onderworpen. De stukken met enige historische of administratieve waarde zijn daarbij afgezonderd en met de secretarie-archieven vergeleken. In de gevallen waarin de archivalia niet in originali in de secretariearchieven aanwezig bleken te zijn, zijn zij daaraan alsnog toegevoegd.